Processo de Gerenciamento de Contratos de TIC

STIC

Processo de Gerenciamento de Contratos de TIC

(Anexo I do Ato n. 1253/2017, alterado pelo Ato n. 1033/2021, Dje. n. 214 de 18/11/2021)

Documentos adicionais para auxiliar a leitura: Manual de Rotinas da Área Administrativa

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Dono do Processo: Diretor da Dactic

Este processo é responsável por guiar o gerenciamento de contratos de TIC sob a gestão da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação do Poder Judiciário do Estado de Rondônia, estabelecendo processos, procedimentos mínimos que deverão ser utilizados para o respeito a ordenamento legal vigente.

É atribuição também deste processo orientar e auxiliar no entendimento do complexo de atividades que envolvem a gestão contratual, e servir de memória de situações excepcionais identificadas ao longo do tempo apresentando as evidências de como foram solucionadas.

Objetivos:

  • Demonstrar para ás áreas do Poder Judiciário do Estado de Rondônia e aos demais interessados envolvidos, o Processo de Gerenciamento de Contratos de TIC conforme disposição organizacional da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação.
  • Estabelecer responsabilidade e descrever atividades de Gerenciamento de Contratos de TIC no Poder Judiciário do Estado de Rondônia, em consonância com os processos institucionais;
  • Adaptar algumas atividades de gerenciamento de contratos, em que alguns papéis e responsabilidades são supridos internamente na Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação;
  • Demonstração didática de todas as etapas que compõem um processo de gerenciamento da contratação, prevendo os diversos caminhos identificados;
  • Servir de Guia a todos os colaboradores da STIC, para que entendam objetivamente tudo o que acontece em uma gestão contratual, sob uma perspectiva diferente da simplesmente textual, orientando inclusive quanto a situações excepcionais.

Fluxo:

(clique na imagem para ampliar)

GERENCIAMENTO CONTATOS GERAL

Descrição das Atividades:

Atividade:

1. Processar Pedido de Substituição de Marca

Entradas
  • Solicitação da contratada para substituição de marca

Procedimento

Atividade / Funções

Fiscal
Adm.

Fiscal
Tec.

Gestor do Contrato

Diaq

 Asjurtic Gabstic Ord. de
Despesas

1. Instruir o protocolo principal no SEI.

R/A

C/I

C/I

-

C/I

C/I

-

2. Anexar pedido da contratada e documentos.

R/A

C/I

C/I

-

C

C

-

3. Analisar a especificação técnica.

C/I

R/A

C/I

-

C

C

-

4. Analisar Parecer Técnico e Solicitação.

C/I

C/I

R/A

-

      

5. Encaminha para pesquisa de preço.

C/I

C/I

R/A

I

-

-

-

6. Realiza pesquisa de preço

C/I

C/I

C/I

R/A

-

-

-

7. Manifestação do Gestor do Contrato

C/I

C/I

R/A

-

C/I

C/I

-

8. Emitir parecer

C/I

C/I

C/I

-

R/A

I

-

9. Encaminhar para o Ordenador de Despesas

-

-

-

-

-

R/A

I

10. Delibera

-

-

-

-

-

I

R/A

11. Comunica a equipe de Gestão Contratual

I

I

I

-

-

R/A

-

12. Notifica a contratada

I

I

R/A

-

-

-

-

Saídas
  • Notificação para contratada do resultado da solicitação;
  • Objeto com marca substituída ou manutenção da marca do objeto;

Fluxo

(clique na imagem para ampliar)

Observações:

Este processo tem correspondência com o Processo Institucional de Substituição de Marca ou Produto. Então os processos devem ser analisados em conjunto, elencando-se aqui os principais passos (macro atividades) para alteração de marca, sob a ótica da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação.

Atividade:

2. Processar prorrogação de prazo para entrega

Entradas
  • Solicitação da contratada para prorrogação de prazo para entrega.

Procedimento / RACI

Atividade / Funções

Fiscal
Adm.

Gestor do Contrato

Asjurtic

Gabstic

Ordenador de Despesas

1. Instituir o protocolo principal no SEI

R/A

C/I

-

-

-

2. Anexar pedido da Contratada e documentos comprobatórios

R/A

C/I

-

-

-

3A. Delibera sobre o pedido

C/I

R/A

-

-

-

3B. Manifesta sobre o pedido

C/I

R/A

I

I

-

4. Emitir parecer

C/I

C/I

R/A

I

-

5. Encaminhar para o Ordenador de Despesas

-

-

-

R/A

I

6. Deliberar

-

-

-

I

R/A

7. Informar Gestor do Contrato

-

I

-

R/A

-

8. Notificar a Contratada

I

R/A

-

-

-

Saídas
  • Notificação para contratada do resultado da solicitação;

Fluxo

(clique na imagem para ampliar) 

prorrogacao prazo entrega

Observações:

Este processo tem correspondência com o Processo Institucional de Prorrogação de Prazo de Execução do Contrato, então os processos devem ser analisados em conjunto. Caso a empresa solicite prorrogação de prazo de 20 (vinte) dias, com aprovação do gestor do contrato, e posteriormente faça novo pedido com prazo menor que 20 (vinte) dias, o pedido deve ser encaminhado para deliberação superior, uma vez que, no somatório, os dois pedidos ultrapassam o prazo que possibilita a autorização da dilação pelo próprio gestor do contrato.

Atividade:

3. Processar Outros Pedidos

Entradas
  • Solicitação da contratada que não se enquadra nas hipóteses de: substituição de marca, prorrogação de prazo de entrega; apostilamento, prorrogação de contrato e para realizar aditivo contratual.

Procedimento / RACI

Atividade / Funções

Fiscal
Adm.

Gestor do Contrato

 Asjurtic Gabstic Ord. de
Despesas

1. Instruir o protocolo principal no SEI

R/A

I

-

-

-

2. Anexar pedido da contratada e documentos comprobatórios

R/A

I

-

-

-

3. Manifestação do Gestor

C/I

R/A

I

-

-

4. Emitir parecer

C/I

C/I

R/A

I

-

5. Encaminhar para o Ordenador de Despesas

C/I

C/I

C/I

R/A

I

6. Deliberar

-

-

-

I

R/A

7. Informar Gestor do Contrato

I

I

-

R/A

-

8. Notificar a Contratada

-

R/A

-

-

-

Saídas
  • Notificação para contratada do resultado da solicitação;
  • Solicitação deferida pelo Presidente do PJRO ou solicitação indeferida pelo Presidente do PJRO.

Fluxo

Observações:

-

Atividade:

4. Notificar contratada fixando Data-Limite

Entradas
  • Objeto não entregue dentro do prazo contratual;

Procedimento

1. Equipe de Gestão Contratual verifica a não entrega do objeto no prazo contratual;

2. SEAGEF minuta documento de Notificação;

3. Gestor revisa e assina notificação;

4. SEAGEF encaminha notificação para contratada.

Saídas
  • Notificação para contratada fixando Data-Limite.

Observações:

Os contratos confeccionados pela Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação possuem cláusula com o seguinte texto de exemplo: Vencido o prazo proposto sem a execução do objeto deste

Contrato, o CONTRATANTE oficiará à CONTRATADA, comunicando-lhe a data limite para a execução. A partir da data limite considerar-se-á recusa, podendo ser aplicada a sanção de que trata o subitem XX deste Contrato.

Atividade:

5. Receber Objeto

Entradas

  • Objeto entregue nas dependências do Edifício-SEDE do PJRO, conforme instrumento contratual;

  • Objeto entregue nas dependências do Centro de Apoio Logístico do PJRO.

Procedimento / RACI

Atividade / Funções

Gestor do Contrato

Contratada

DGB

CRMM / CRMI

1. Confere volumes com descrição na nota fiscal.

R/A*

C/I

R/A*

-

2. Carimba, data e assina canhoto da nota fiscal.

C/I

R/A

C/I

-

3. Emite o Termo de Recebimento Provisório

R/A*

I

R/A*

I

4. Analisar o objeto

R/A

C

C

-

5. Comunicar o Gestor do Recebimento

I

-

R/A

-

6. Comunicar CRMM/CRMI para proceder ao recebimento definitivo

R/A

-

I

I

7. Analisa objeto

C/I

C/I

C/I

R/A

8. Comunica Gestor sobre Divergência

I

-

I

R/A

9. Notifica a contratada

R/A

-

-

-

10. Ajusta objeto

I

R/A

I

-

11. Receber objeto ajustado

R/A

-

C/I

-

12. Realiza Recebimento Definitivo

R/A

I

I

R/A

*Atividades semelhantes, deve-se observar em qual raia do fluxo está se realizando a atividade para determinar o responsável.

Saídas
  • Termo de Recebimento Provisório;
  • Termo de Recebimento Definitivo;

Fluxo

(clique na imagem para ampliar)

Observações:

Embora tenha correspondência com o Processo Institucional 2.13.2.6 Rotina de Recebimento de Bem Patrimonial contido no Manual de Rotinas Administrativas, está defasado. Então os processos devem ser analisados em conjunto, estando elencado aqui os principais passos (macro atividades) para realizar o recebimento do objeto.

A atividade de Recebimento, que inicia o processo, corresponde ao recebimento dos volumes e nota fiscal no Centro de Apoio Logístico - CAL e no Edifício-Sede. A atividade de recebimento no Centro de Apoio Logístico, consiste em vários procedimentos contidos no processo 2.13.2.6.

A atividade de Recebimento vai consistir em conferência dos volumes com descrição na nota fiscal, carimbo com data e assinatura no canhoto da nota fiscal, conforme alguns procedimentos no fluxo 2.13.2.6 Rotina de Recebimento de Bem Patrimonial.

Quanto aos procedimentos para recebimento definitivo por parte das Comissões de Recebimento de Bens Infraestrutura e Microinformática, não há uma rotina específica, para que seja emitido o recebimento definitivo. Porém, há o fluxo 2.13.2.5 Rotina da CRM – Comissão Permanente de Recebimento, que possui os procedimentos a serem executados pela equipe.

Atividade:

6. Processar penalidade

Entradas
  • Objeto entregue nas dependências do Edifício-Sede do PJRO, porém com atraso;
  • Objeto entregue nas dependências do Centro de Apoio Logístico do PJRO, porém, com atraso;
  • Objeto não entregue dentro do prazo contratual;

Procedimento / RACI

Atividade / Funções

Equipe de Gestão de Contratual

Seagef

Asjurtic

Gabstic

Ordenador de Despesas

1. Notificar para Defesa-Prévia

R/A

  

C/I

C/I

-

2. Juntar documentação 

C/I

R/A

C/I

C/I

-

3. Emitir Parecer

    

R/A

    

4. Encaminhar ao Ordenador de Despesas

      

R/A

  

5. Deliberar

        

R/A

6. Notificar equipe de gestão

      

R/A

  

7. Notificar da decisão

R/A

        

8. Despachar para COREF apropriar ou liberar valores

R/A

        

9. Registrar informação para desconto no próximo pagamento

  

R/A

      

10. Emitir boleto e encaminhar para pagamento

R/A

        

11. Encaminhar para conhecimento da COREF, ou para inscrição em dívida ativa

R/A

        

Saídas

  • Parecer;

  • Notificação;

  • Decisão sobre aplicação de multa ou não;

Fluxo

(clique na imagem para ampliar)

Observações:

  Este processo tem correspondência com o Processo Institucional de Aplicação de Penalidade, então os processos devem ser analisados em conjunto.

Atividade:

7. Analisar solicitação

Entradas
  • Solicitação da contratada;

Procedimento
  1. 7.1.Fazer a juntada da solicitação nos autos do SEI;
  2. 7.2.Instruir o processo com as informações necessárias;
  3. 7.3.Encaminhar para análise de possível aditivo contratual

Saídas
  • Processo instruído com a solicitação da contratada.

Observações:

  -

Atividade:

8. Realizar Aditivo

Entradas
  • Manifestação sobre necessidade de prorrogar o contrato;
  • Manifestação sobre necessidade de aditivar o contrato;

Procedimento / RACI

Atividade / Funções

DCC

Asjurtic

Gabstic

Ordenador de Despesas

1. Elabora resumo com histórico da contratação

R/A

-

-

-

2. Elabora minuta do termo aditivo

R/A

I

-

-

3. Emite Parecer

C/I

R/A

I

-

4. Encaminhar para ordenador de despesas

I

I

R/A

I

5. Delibera

-

-

I

R/A

6. Encaminha para DCC-DEAGESP processar as mudanças

I

-

R/A

-

7. Encaminha para DEXOR-DEF

I

-

R/A

  

Saídas
  • Parecer;
  • Notificação;
  • Termo Aditivo;
  • Publicação em DJe do Termo Aditivo;

Fluxo

(clique na imagem para ampliar)

Observações:

Este processo tem correspondência com o Processo Institucional de Prorrogação de Vigência do Contrato, então os processos devem ser analisados em conjunto.

Atividade:

9. Solicitar Pagamento Contratual

Entradas
  • Chegada de Nota Fiscal;

Procedimento

1. Receber Nota Fiscal

Subprocesso Processar glosa ou multa

2. Registrar nota fiscal na ordem cronológica de pagamento e anexar certidões negativas

3. Emitir certidão

4. Encaminhar para pagamento

Saídas
  • -

Fluxo

(clique na imagem para ampliar)

Observações:

 A Instrução n. 027/2019-PR estabelece regras permitindo a criação de um processo para cada pagamento realizado, com base na complexidade do contrato (art. 17).

Atividade:

10. Realizar Prorrogação

Entradas
  • Monitoramento de tempo contratual restante (6 meses);

Procedimento / RACI

Atividade / Funções

Seagef

Equipe de Gestão Contratual

Contratada

1. Solicitar elaboração de Estudos Preliminares para prorrogação do contrato

R/A

I

-

2. Elaborar Estudos Preliminares para prorrogar o contrato

C/I

R/A

-

3. Solicita manifestação da contratada

R/A

C/I

C/I

4. Anexar a documentação

R/A

C/I

C/I

5. Encaminhar para DCC-DEAGESP

R/A

-

-

Saídas

Fluxo

(clique na imagem para ampliar)

prorrogacao

Observações:

Este processo tem correspondência com o Processo Institucional de Prorrogação de Vigência do Contrato, então os processos devem ser analisados em conjunto.

Atividade:

11. Realizar Apostilamento

Entradas
  • Necessidade de apostilar.

Procedimento / RACI

Atividade

Funções

SEAGEF

EQUIPE DE GESTÃO CONTRATUAL

1. Manifestar pela necessidade de Apostilar o Contrato

C/I

R/A
 2. Encaminhamento para unidade competente processar as modificações

R/A

-

Saídas
  • Processo instruído para apostilamento.

Fluxo

Observações:

A unidade competente para realizar os registros atualmente é a Divisão de Contratos e Convênios – DCC.

Atividade:

12. Manifestar sobre necessidade de aditivar o contrato

Entradas
  • Manifestação sobre a necessidade de apostilar contrato;

Procedimento

12.1 Equipe de Gestão Contratual manifesta sobre a necessidade de modificar contrato;

12.2 Caso necessário solicita manifestação da contratada;

12.3 Estando de acordo a contratada anexa a documentação nos autos de gestão contratual;

12.4 Encaminhar para DCC-DEAGESP processar aditivo contratual.

Saídas
  • Processo em início de instrução para processar aditivo contratual.

Observações:

Esse passo do processo prepara o processo para iniciar o processo Realizar Aditivo, coletando as informações necessárias.

Atividade:

13. Processar Rescisão Contratual

Entradas
  • Manifestação sobre a necessidade de rescindir o contrato;

Procedimento / RACI

Atividade / Funções

Equipe de Gestão Contratual

Seagef

Asjurtic

Gabstic

Dexor

DCC

Ordenador de Despesas

1. Manifesta sobre necessidade de rescindir o contrato de acordo com hipóteses legais

R/A

I

-

-

-

-

-

2. Notifica para Defesa-Prévia

R/A

I

-

-

-

-

-

3. Junta documentação nos autos

C/I

R/A

I

-

-

-

-

4. Emite Parecer

C/I

C/I

R/A

I

-

-

-

5. Encaminha ao Ordenador de Despesas

C/I

C/I

C/I

R/A

-

-

I

6. Delibera

-

-

-

C/I

-

-

R/A

7. Notifica equipe de gestão contratual

I

I

-

R/A

-

-

-

8. Notifica da decisão

R/A

I

-

-

-

-

-

9. Processa Anulação do Empenho

C/I

C/I

-

-

R/A

I

-

10. Processa rescisão contratual

C/I

C/I

-

-

C/I

R/A

-

Saídas
  • Notificação;
  • Parecer;
  • Processo Rescindido;
  • Empenho Anulado;
  • Pagamentos devidos.

Fluxo

(clique na imagem para ampliar)

Observações:

No processo Institucional de Gestão de Contratos não consta um fluxo específico de rescisão contratual, sendo o passo a passo aqui apresentando a quantidade mínima de ações. As ações de processamento da anulação do empenho e o processamento de rescisão, compreendem rotinas executadas nas unidades DEXOR e DCC.

Atividade:

14. Finalizar Contrato

Entradas
  • Contrato com todas obrigações encerradas.

Procedimento

14.1 Equipe de Gestão Contratual informa à SEAGEF que todas as obrigações contratuais foram adimplidas;

14.2 SEAGEF auxilia com a minuta da informação;

14.3 Gestor do Contrato assina a informação;

14.4 SEAGEF encaminha para unidade competente para arquivamento dos autos.

Saídas
  • Despacho informando o fim do contrato e encaminhamento para arquivo do processo.

Controle do processo:

ID

1

Processo

Processo de Gerenciamento de Contratos de TIC

Dono do Processo

Diretor da Divisão de Aquisição e Contratos de TIC (DACTIC)

Indicador

Índice de Gerenciamento de Contratos de TIC

Justificativa

Manter o controle sobre as atividades de gerenciamento de contratos de TIC.

Periodicidade

Semestral

Previsão da Próxima Medição

Janeiro/2022

Intervalo

Semestre

Regra de cálculo

  

Meta

iGC >=90%

Origem dos Dados

Contratos de TIC

Responsável pela coleta

Titular da DACTIC

Responsável pela análise do indicador

Titular do DACTIC

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