Gerenciamento de Contratos de TIC

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STIC

Gerenciamento de Contratos TIC

(Anexo I do Ato n. 1253/2017 - DJE n. 171, de 15/9/2017)
VERSÃO DESCONTINUADA

Dono do Processo: Diretor da Dactic

O Processo de Gerenciamento de Contratos de TIC é responsável por orientar o gestor e a equipe de fiscalização dos contratos de TIC sobre como proceder nessa atividade e sobre o auxílio prestado pela Seagef à gestão do contrato.

Objetivos:

Apoiar as atividades de gestão e fiscalização dos contratos de TIC;
Delimitar as responsabilidades;
Estabelecer responsabilidades e descrever as atividades de Gerenciamento de Contratos de TIC no Poder Judiciário do Estado de Rondônia.

Fluxo:

Descrição das Atividades:

Id	Atividades	Objetivo	Responsável
1	Pedido de Substituição de Marca	Processar o pedido da Contratada de substituição de marca do objeto, realizando as atividades necessárias e detalhadas no subprocesso.	Gestor do Contrato
2	Prorrogação de prazo para entrega	Processar o pedido da Contratada de prorrogação de prazo para entrega, realizando as atividades necessárias e detalhadas no subprocesso.	Gestor do Contrato
3	Pedido	Processar o pedido da Contratada, realizando as atividades necessárias e detalhadas no subprocesso.	Gestor do Contrato
4	Receber objeto	Processar o recebimento do objeto contratado, realizando as atividades necessárias e detalhadas no subprocesso.	Gestor do Contrato
5	Processar atraso na entrega do objeto	Processar o atraso na entrega do objeto, realizando as atividades necessárias e detalhadas no subprocesso.	Gestor do Contrato
6	Analisar	Analisar a necessidade/possibilidade de aditivo do contrato de TIC.	Gestor do Contrato
7	Realizar aditivo	Processar a realização de aditivo nos contratos de TIC, realizando as atividades necessárias e detalhadas no subprocesso.	Gestor do Contrato
8	Realizar Prorrogação	Processar o pedido de prorrogação de uma contratação de TIC, realizando as atividades necessárias e detalhadas no subprocesso.	Gestor do Contrato
9	Solicitar pagamento contratual	Processar o pedido de pagamento de uma contratação de TIC, realizando as atividades necessárias e detalhadas no subprocesso.	Gestor do Contrato
10	Finalizar contrato	Processar a finalização de uma contratação de TIC, realizando as atividades necessárias e detalhadas no subprocesso.	Gestor do Contrato
11	Realizar apostilamento	Processar a realização de apostilamento nos contratos de TIC, realizando as atividades necessárias e detalhadas no subprocesso.

Fluxo – Subprocesso Pedido de substituição de marca:

Descrição das Atividades:

Id	Atividade	Objetivo	Responsável
1	Instruir o protocolo principal no SEI	Instruir os autos do protocolo principal no SEI referente ao contrato de TIC.	Seagef
2	Anexar pedido da Contratada e documentos comprobatórios	Anexar o pedido e os documentos comprobatórios encaminhados pela Contratada nos autos do protocolo principal no SEI referente ao contrato de TIC.	Seagef
3	Analisar a especificação técnica	Analisar e verificar a especificação técnica quanto a compatibilidade do produto/solução alternativo proposto em relação ao contratado. Caso não atenda à especificação técnica, notificar. Caso atenda, encaminhar a DIAC.	Gestor
4	Realizar pesquisa de mercado	Realizar pesquisa de mercado quanto a marca pleiteada.	DIAC
5	Emitir parecer	Emitir parecer quanto ao pedido e documentos anexados.	Asjurtic
6	Encaminhar ao Presidente	Encaminhar autos de contratação para deliberação presidencial.	GabSTIC
7	Deliberar	Decidir quanto ao pedido da Contratada.	Presidente
8	Informar Seagef	Informar a Seagef da decisão presidencial quanto ao pedido da Contratada.	GabSTIC
9	Notificar	Processar a notificação à Contratada da decisão presidencial quanto ao pedido de substituição de produto/solução, realizando as atividades necessárias e detalhadas no subprocesso.	Gestor do Contrato

Fluxo – Subprocesso Prorrogação de prazo para entrega:

Descrição das Atividades:

Id	Atividade	Objetivo	Responsável
1	Instruir o protocolo principal no SEI	Instruir os autos do protocolo principal no SEI referente ao contrato de TIC.	Seagef
2	Anexar pedido da Contratada e documentos comprobatórios	Anexar o pedido e os documentos comprobatórios encaminhados pela Contratada nos autos do protocolo principal no SEI referente ao contrato de TIC.	Seagef
3	Manifestar	Elaborar manifestação quanto a prejuízo decorrente da prorrogação de prazo.	Gestor
4	Emitir parecer	Emitir parecer quanto ao pedido e documentos anexados.	Asjurtic
5	Encaminhar ao Presidente	Encaminhar autos de contratação para deliberação presidencial.	GabSTIC
6	Deliberar	Decidir quanto ao pedido da Contratada.	Presidente
7	Informar Seagef	Informar a Seagef da decisão presidencial quanto ao pedido da Contratada.	GabSTIC
8	Informar gestor	Informar o gestor da decisão presidencial quanto ao pedido da Contratada.	Seagef
9	Notificar	Processar a notificação à Contratada da decisão presidencial quanto ao pedido prorrogação de prazo para entrega, realizando as atividades necessárias e detalhadas no subprocesso.	Gestor

Fluxo – Subprocesso Pedido:

Descrição das Atividades:

Id	Atividade	Objetivo	Responsável
1	Instruir o protocolo principal no SEI	Instruir os autos do protocolo principal no SEI referente ao contrato de TIC.	Seagef
2	Anexar pedido da Contratada e documentos comprobatórios	Anexar o pedido e os documentos comprobatórios encaminhados pela Contratada nos autos do protocolo principal no SEI referente ao contrato de TIC.	Seagef
3	Manifestar	Elaborar manifestação quanto a prejuízo decorrente da prorrogação de prazo.	Gestor
4	Emitir parecer	Emitir parecer quanto ao pedido e documentos anexados.	Asjurtic
5	Encaminhar ao Presidente	Encaminhar autos de contratação para deliberação presidencial.	GabSTIC
6	Deliberar	Decidir quanto ao pedido da Contratada.	Presidente
7	Informar Seagef	Informar a Seagef da decisão presidencial quanto ao pedido da Contratada.	GabSTIC
8	Informar gestor	Informar o gestor da decisão presidencial quanto ao pedido da Contratada.	Seagef
9	Notificar	Processar a notificação à Contratada da decisão presidencial quanto ao pedido prorrogação de prazo para entrega, realizando as atividades necessárias e detalhadas no subprocesso.	Gestor

Fluxo – Subprocesso Processar atraso na entrega do objeto:

Descrição das Atividades:

Id	Atividade	Objetivo	Responsável
1	Informar o atraso	Gestor informará atraso à Seagef, para este proceder a notificação.	Gestor do Contrato
2	Minutar Notificação para fixar data-limite	Minutar notificação para gestor à Contratada, fixando a data limite da entrega de acordo com Contrato.	Seagef
3	Assinar	Assinar notificação, caso haja concordância com o teor dessa.	Gestor do Contrato
4	Solicitar defesa prévia	Após recebimento de AR da Notificação, solicitar notificação à Seagef.	Gestor do Contrato
5	Minutar Notificação para Defesa prévia	Minutar notificação para gestor à Contratada para elaboração e juntada de defesa prévia.	Seagef
6	Assinar	Assinar notificação, caso haja concordância com o teor dessa.	Gestor do Contrato
7	Emitir parecer	Emitir parecer quanto ao pedido e documentos anexados.	Asjurtic
8	Encaminhar ao Presidente	Encaminhar autos de contratação para deliberação presidencial.	GabSTIC
9	Deliberar	Decidir quanto ao pedido da Contratada.	Presidente
10	Informar Seagef	Informar a Seagef da decisão presidencial quanto ao pedido da Contratada.	GabSTIC
11	Minutar Notificação	Minutar notificação à Contratada para informar decisão presidencial.	Seagef
12	Assinar	Assinar notificação, caso haja concordância com o teor dessa.	Gestor do Contrato
13	Aguardar decurso do prazo para recurso	Em caso de possível aplicação de penalidade, aguardar o decurso do prazo de recurso. Caso haja recurso, encaminhar os autos à Asjurtic, conforme passo 7.	Gestor do Contrato
14	Despachar a COREF	Despachar os autos à COREF para execução da decisão presidencial.	GabSTIC

Fluxo – Subprocesso Receber objeto:

Descrição das Atividades:

Id	Atividade	Objetivo	Responsável
1	Receber	Receber o objeto do contrato.	Gestor do Contrato
2	Solicitar minuta de termo de recebimento provisório	Solicitar à Seagef a elaboração de minuta do termo de recebimento provisório.	Gestor do Contrato
3	Minutar termo de recebimento provisório	Minutar termo de recebimento provisório.	Seagef
4	Assinar	Assinar termo de recebimento provisório, caso haja concordância com o teor desse.	Gestor do Contrato
5	Analisar objeto	Analisar o objeto recebido, verificando a especificação do contrato. Caso encontre divergência, notificar a Contratada para ajustar a entrega do objeto.	Gestor do Contrato
6	Notificar	Processar a notificação à Contratada da divergência encontrada, realizando as atividades necessárias e detalhadas no subprocesso.	Gestor do Contrato
7	Ajustar	Proceder o ajuste da entrega do objeto, conforme Contrato.	Contratada
8	Comunicar CRM para proceder recebimento	Caso o objeto seja equipamento, comunicar a CRM para proceder recebimento, conforme atividades dessa.	Gestor do Contrato
9	Receber definitivamente	CRM recebe definitivamente o objeto – equipamento (s) – conforme atividades dessa.	CRM
10	Solicitar minuta de termo de recebimento definitivo	Solicitar à Seagef a elaboração de minuta do termo de recebimento definitivo.	Gestor do Contrato
11	Minutar termo de recebimento definitivo	Minutar termo de recebimento definitivo.	Seagef
12	Assinar	Assinar termo de recebimento definitivo, caso haja concordância com o teor dessa.	Gestor do Contrato
13	Receber	Caso o objeto seja equipamento(s), receber o objeto do contrato.	DIPAT
14	Realizar recebimento provisório	Elaborar e assinar o termo de recebimento provisório.	DIPAT
15	Comunicar Gestor para analisar o objeto	Solicitar a análise do objeto ao Gestor do contrato.	DIPAT

Fluxo – Subprocesso Solicitar pagamento:

Descrição das Atividades:

Id	Atividade	Objetivo	Responsável
1	Receber nota fiscal	Receber a nota fiscal, conforme estipulado no Contrato.	Gestor do Contrato
2	Solicitar pagamento	Solicitar à Seagef a elaboração de minuta do termo de recebimento provisório.	Gestor do Contrato
3	Anexar nota fiscal e certidões negativas	Anexar a nota fiscal com rubrica do gestor do Contrato (aceite) e juntar as certidões negativas necessárias à instrução do pagamento.	Seagef
4	Minutar certidão	Minutar termo de recebimento provisório.	Seagef
5	Assinar	Assinar termo de recebimento provisório, caso haja concordância com o teor desse.	Gestor do Contrato
6	Encaminhar para pagamento	Encaminhar os autos do processo de contratação para pagamento, conforme trâmite institucional.	Seagef

Fluxo – Subprocesso Realizar Aditivo:

Descrição das Atividades:

Id	Atividade	Objetivo	Responsável
1	Solicitar aditivo	Solicitar aditivo.	Gestor do Contrato
2	Criar protocolo SEI	Criar protocolo SEI para tramitar o aditivo.	Seagef
3	Manifestar	Elaborar manifestação quanto a necessidade de aditivo.	Gestor do Contrato
4	Solicitar manifestação da contratada (quando necessário) ou cientificá-la	Quando necessário: Solicitar manifestação de concordância da contratada; Informar Contratada do aditivo.	Seagef
5	Anexar a documentação	Anexar a documentação necessária ao aditivo do Contrato de TIC.	Gestor do Contrato
6	Encaminhar a DIC	Encaminhar os autos à DIC para instrução.	Seagef
7	Instruir processo	Processar a instrução do processo de aditivo, realizando as atividades necessárias no subprocesso.	DIC
8	Emitir parecer	Emitir parecer quanto ao pedido de aditivo e documentos anexados.	Asjurtic
9	Encaminhar ao Presidente	Encaminhar autos de contratação para deliberação presidencial.	GabSTIC
10	Deliberar	Decidir quanto ao pedido de aditivo.	Presidente
11	Informar gestor	Receber decisão presidencial quanto ao pedido de aditivo e informar o gestor do Contrato.	GabSTIC
12	Dar ciência	Dar ciência no protocolo SEI da decisão presidência.	Gestor do Contrato
13	Encaminhar para cumprimento da decisão	Despachar os autos para execução da decisão presidencial.	GabSTIC

Fluxo – Subprocesso Realizar apostilamento:

Descrição das Atividades:

Id	Atividade	Objetivo	Responsável
1	Analisar	Analisar a necessidade de fazer apostilamento.	Gestor do Contrato
2	Solicitar minuta do despacho	Solicitar à Seagef a elaboração de minuta do despacho motivando o apostilamento.	Gestor do Contrato
3	Minutar despacho	Minutar despacho.	Seagef
4	Assinar	Assinar despacho, caso haja concordância com o teor desse.	Gestor do Contrato
5	Encaminhar para fazer apostilamento	Despachar os autos para fazer apostilamento.	Seagef

Fluxo – Subprocesso Realizar Finalizar contrato:

Descrição das Atividades:

Id	Atividade	Objetivo	Responsável
1	Informar	Informar sobre a motivação da finalização do contrato.	Gestor do Contrato
2	Solicitar minuta do despacho	Solicitar à Seagef a elaboração de minuta do despacho, motivando a finalização do contrato.	Gestor do Contrato
3	Minutar despacho	Minutar despacho.	Seagef
4	Assinar	Assinar despacho, caso haja concordância com o teor desse.	Gestor do Contrato

Fluxo – Subprocesso Realizar prorrogação:

Descrição das Atividades:

Id	Atividade	Objetivo	Responsável
1	Criar protocolo SEI	Criar protocolo SEI para tramitar o pedido de prorrogação.	Seagef
2	Manifestar	Elaborar manifestação quanto à motivação e interesse da prorrogação do contrato.	Gestor do Contrato
3	Solicitar manifestação da contratada	Solicitar manifestação da contratada sobre interesse da prorrogação do contrato.	Seagef
4	Anexar a documentação	Anexar a documentação necessária à prorrogação do contrato de TIC.	Gestor do Contrato
5	Elaborar despacho	Elaborar despacho, solicitando a prorrogação do contrato de TIC.	Seagef
6	Encaminhar a DIC	Encaminhar os autos à DIC para instrução.	Seagef
7	Instruir processo	Processar a instrução do processo de aditivo, realizando as atividades necessárias no subprocesso.	DIC
8	Emitir parecer	Emitir parecer quanto ao pedido de prorrogação do contrato e documentos anexados.	Asjurtic
9	Encaminhar ao Presidente	Encaminhar autos de contratação para deliberação presidencial.	GabSTIC
10	Deliberar	Decidir quanto ao pedido de prorrogação do contrato.	Presidente
11	Informar gestor	Receber decisão presidencial quanto ao pedido de prorrogação do contrato e informar o gestor do Contrato.	GabSTIC
12	Dar ciência	Dar ciência no protocolo SEI da decisão presidencial.	Gestor do Contrato
13	Encaminhar para cumprimento da decisão	Despachar os autos para execução da decisão presidencial.	GabSTIC

Fluxo – Subprocesso Notificar:

Fluxo – Subprocesso Realizar prorrogação:

Descrição das Atividades:

Id	Atividade	Objetivo	Responsável
1	Solicitar notificação	Solicitar à Seagef a elaboração de minuta da notificação.	Gestor do Contrato
2	Elaborar notificação	Elaborar notificação à empresa.	Seagef
3	Analisar	Analisar minuta, verificando o teor da minuta e Contrato.	Gestor do Contrato
4	Assinar notificação	Assinar notificação, caso haja concordância com o teor dessa.	Gestor do Contrato
5	Encaminhar notificação	Encaminhar notificação à empresa.	Seagef
6	Receber retorno	Aguardar e receber a resposta da empresa.	Gestor do Contrato
7	Analisar	Analisar a resposta da empresa.	Gestor do Contrato

Controle do processo:

ID	1
Processo	Gerenciamento de Contratos de TIC
Dono do Processo	Diretor da DACTIC
Indicador	Índice de Gerenciamento de Contratos de TIC - iGC
Justificativa	Manter o controle sobre as atividades de gerenciamento de contratos de TIC
Periodicidade	Semestral
Intervalo	6 meses
Regra de cálculo	iGC = (Total de Contratos de TIC gerenciados de acordo com o processo) / (Total de Contratos de TIC)*100
Meta	iGC >= 90%
Origem dos dados	Contratos de TIC
Responsável pela coleta	Chefe da Seção de Apoio à Gestão e Fiscalização de Contratos de TIC (Seagef)
Responsável pela análise do indicador	Dono do processo

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