Acesso de usuários externos aos expedientes administrativos durante a pandemia minimiza efeitos do isolamento social

Em tempo de pandemia, quando o Poder Judiciário tem de se adaptar à nova realidade de trabalho, feito na maioria por home office, uma  ferramenta se destaca pela facilidade que proporciona e a velocidade com que se aperfeiçoa a partir dessa dessa realidade. Trata-se do Sistema Eletrônico de Informações - SEI, cujas melhorias como a criação de área exclusiva no site do TJRO e funcionalidades que permitem ações de acesso remoto para protocolo de documentos por usuários externos são destacadas pelo Comitê Gestor do sistema. 

O acesso de usuários externos aos expedientes administrativos, que lhes digam respeito, permitindo que tomem conhecimento do teor do processo e, por exemplo, assinem remotamente contratos e outros tipos de documentos, o que minimiza consideravelmente os efeitos das medidas necessárias para evitar o contágio de coronavírus.  

Intuitivo e estruturado com boa navegabilidade e usabilidade, o SEI permite a produção, edição, assinatura e trâmite de documentos dentro do próprio sistema, proporcionando a virtualização de processos e documentos.  

Além disso, afirmam os gestores, permite a atuação simultânea de várias unidades  em um mesmo processo, ainda que distantes fisicamente, o que reduz o tempo de realização das atividades. 

Portabilidade, acesso remoto, controle do nível de acesso, tramitação em múltiplas unidades e funcionalidades específicas são facilidades que garantem, apesar das recomendações de isolamento preventivo no combate ao coronavírus, a continuidade da prestação jurisdicional do TJRO.

Melhorias do sistema 

O Grupo Gestor do SEI destacou o trabalho de reformulação do rol de processos utilizados pelo sistema, desenvolvido com as unidades do TJRO, para melhorar a identificação dos assuntos de cada processo administrativo. A ação viabiliza informações estatísticas mais qualificadas, de acordo com as áreas de atuação de cada setor. 

Impactos

A economia é um dos grandes bens trazidos pelo SEI, contribuindo imensamente com a economia de papel, de impressoras, de cartuchos de tonner e de arquivamento e transporte de processos, o que também contribui muito para o meio ambiente e a ecologia. Além disso, muito se economiza com malote, correios e transportadora, tanto em termos financeiros quanto de pessoas envolvidas nessas atividades. Com isso, também se economiza com armários, arquivos de aço e com materiais para escritório como pastas, caixas, etc..

Com a implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) houve uma redução de, aproximadamente, 15.000 resmas de papel, no período de 01-01-2018 a 31-12-2019. Isso representa 59,73% de redução de consumo desse material em relação ao mesmo período de 2016-2017. Com a redução do consumo de papel, consequentemente, há uma redução de outros insumos utilizados para a impressão de documentos, além de outros materiais anteriormente utilizados nos processos físicos.

O SEI também economiza, e muito, o tempo de seus usuários, pois a otimização dos fluxos contribui com a eficiência daqueles que o utilizam, caindo em desuso muitas tarefas, deixando ao trabalhador um tempo a mais para desenvolver atividades mais sofisticadas e interessantes.

Contudo, a economia não é só financeira. A digitalização e virtualização dos processos administrativos do Poder Judiciário do Estado de Rondônia modernizou a relação processual na instituição, ampliando a transparência das tramitações e transformando a ferramenta (SEI) numa biblioteca de conhecimento institucional.

A ferramenta também permitiu que os processos de trabalho fossem simplificados, com reflexos positivos para a celeridade dos principais processos administrativos, como é caso das aquisições de bens, materiais e serviços.

Aperfeiçoamento 

O aperfeiçoamento contínuo do SEI e a prestação de maior suporte aos usuários motivou a implementação de informações, links dos módulos do sistema, manuais e outras informações para acesso rápido, por meio do site do TJRO. Com o apoio da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação foi criada área exclusiva e, em maio de 2019, implementada a ação, com acesso na página inicial do site do TJRO e direcionamento ao portal. Clique  aqui

Assessoria de Comunicação Institucional