Gerenciamento de Contratos TIC

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STIC

Gerenciamento de Contratos TIC

(Anexo Único do Ato n. 1479/2019 - DJE n. 167, de 5/9/2019)

(VERSÃO DESCONTINUADA)

Documentos adicionais para auxiliar a leitura: Manual de Rotinas da Área Administrativa

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Dono do Processo: Diretor da Dactic

Este processo é responsável por guiar o gerenciamento de contratos de TIC sob a gestão da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação do Poder Judiciário do Estado de Rondônia, estabelecendo processos, procedimentos mínimos que deverão ser utilizados para o respeito a ordenamento legal vigente.

É atribuição também deste processo orientar, auxiliar no entendimento do complexo de atividades que envolvem a gestão contratual e servir de memória de situações excepcionais identificadas ao longo do tempo e como foram solucionadas.

Objetivos:

  • Demonstrar para as áreas do Poder Judiciário do Estado de Rondônia e aos demais interessados e envolvidos, o Processo de Gerenciamento de Contratos de TIC adotado pela STIC;
  • Estabelecer responsabilidades e descrever atividades de Gerenciamento de Contratos de TIC no Poder Judiciário do Estado de Rondônia, em consonância com os processos institucionais;
  • Adaptar algumas atividades de gerenciamento de contratos, em que alguns papéis e responsabilidades são supridos internamente na Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação;
  • Demonstração didática de todas as etapas que compõem um processo de gerenciamento da contratação, prevendo os diversos caminhos identificados;
  • Servir de guia a todos os colaboradores da STIC, para que entendam objetivamente tudo que acontece em uma gestão contratual, sob uma perspectiva diferente da simplesmente textual, orientando inclusive quanto as situações excepcionais.

Fluxo:

Gerenciamento de Contratos
(Clique na imagem para ampliar)

Descrição das Atividades:

Atividade:

1. Processar Pedido de Substituição de Marca

Entradas
  • Solicitação da contratada para substituição de marca

Procedimento

Atividade

Funções

SEAGEF

Fiscal Administrativo

Fiscal Técnico

Gestor do Contrato

DIAC

ASJURTIC

GABSTIC

ORDEANDOR DE DESPESAS

1. Instituir o protocolo principal no SEI

C/I

R

C/I

C/I

-

C/I

C/I

-
 2. Anexar pedido da contratada e documentos comprobatórios

C/I

R

R

R/A

-

C/I

C/I

-
 3. Analisar a especificação técnica

C/I

-

R

R/A

-

C/I

C/I

-
 4. Analisar Parecer Técnico e Solicitação

C/I

C/I

C/I

R/A

-

C/I

C/I

-
 5. Realizar pesquisa de mercado

C/I

C/I

C/I

C/I

R/A

C/I

C/I

-
 6. Emitir parecer

C/I

C/I

C/I

C/I

-

R/A

C/I

-
 7. Encaminhar para o Ordenador de Despesas.

C/I

C/I

C/I

C/I

-

C/I

R/A

-
 8. Delibera

C/I

C/I

C/I

C/I

-

C/I

C/I

R/A
 9. Comunica a equipe de Gestão Contratual

C/I

C/I

C/I

C/I

-

C/I

R/A

-
 10. Notificar contratada

C/I

C/I

C/I

R/A

-

C/I

C/I

-

Saídas
  • Notificação para contratada do resultado da solicitação;
  • Objeto com marca substituída ou manutenção da marca do objeto;

Fluxo

Observações:

Embora tenha correspondência com o Processo Institucional contido no Manual de Rotinas Administrativas 2.12.8 (Rotinas do DEC) e 2.6.6 (Rotinas da Conjur) , estão defasados. Então os processos devem ser analisados em conjunto, estando elencado aqui os principais passos (macro atividades) para alteração de marca, sob a ótica da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação.

Atividade:

2. Processar prorrogação de prazo para entrega

Entradas
  • Solicitação da contratada para prorrogação de prazo para entrega.

Procedimento / RACI

Atividade

Funções

SEAGEF

Fiscal Administrativo

Gestor do Contrato

ASJURTIC

GABSTIC

ORDENADOR DE DESPESAS

1. Instituir o protocolo principal no SEI

C/I

R

C/I

C/I

C/I

-
 2. Anexar pedido da contratada e documentos comprobatórios

C/I

R

R/A

C/I

C/I

-
 3. Manifestação do Gestor

C/I

R

R/A

C/I

C/I

-
 4. Emitir Parecer

C/I

C/I

C/I

R/A

C/I

-
 5. Encaminhar para o Ordenador de Despesas

C/I

C/I

C/I

C/I

R/A

-
 6. Deliberar

C/I

C/I

C/I

C/I

C/I

R/A
 7. Informar Gestor do Contrato

C/I

C/I

C/I

C/I

R/A

  
 8. Notificar a Contratada

C/I

C/I

R/A

C/I

-

-

Saídas
  • Notificação para contratada do resultado da solicitação;
  • Entrega do objeto com prazo prorrogado ou manutenção do prazo contratual;

Fluxo

Observações:

Este processo não possui correspondência com algum processo institucional. Baseando-se em pedidos similares, elaborou-se este fluxo com os passos que se entendem necessários para autorizar a prorrogação do prazo de entrega que precise de aprovação presidencial. Porém, conforme Instrução n. 007/2017-PR que dispôs sobre as atribuições e responsabilidades dos gestores e dos fiscais de contratos administrativos firmados pelo Tribunal de Justiça do Estado de Rondônia, em seu art. 7º, inciso XLII:

XLII - decidir quanto à prorrogação solicitada antes do vencimento do prazo de entrega, quando a dilação não for superior a 20 (vinte) dias e não houver prejuízo para a Administração; quando superior a 20 (vinte) dias, encaminhará à SA para deliberação superior, conforme artigo 57, § 2º, da Lei n. 8.666/1993;

Trazendo o texto para realidade da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação, onde se lê SA, leia-se GABSTIC, sendo necessários apenas, quando se tratar de prorrogação até 20 dias, os passos 1, 2, 3 e 8.

Atividade:

3. Processar Outros Pedidos

Entradas
  • Solicitação da contratada que não se enquadra nas hipóteses de: substituição de marca, prorrogação de prazo de entrega; apostilamento, prorrogação de contrato e para realizar aditivo contratual.

Procedimento / RACI

Atividade

Funções

SEAGEF

Fiscal Administrativo

Gestor do Contrato

ASJURTIC

GABSTIC

ORDENADOR DE DESPESAS

1. Instruir o protocolo principal no SEI

C/I

R

C/I

C/I

C/I

-
 2. Anexar pedido da contratada e documentos comprobatórios

C/I

R

R/A

C/I

C/I

-
 3. Manifestação do Gestor

C/I

R

R/A

C/I

C/I

-
 4. Emitir Parecer

C/I

C/I

C/I

R/A

C/I

-
 5. Encaminhar para o Ordenador de Despesas

C/I

C/I

C/I

C/I

R/A

-
 6. Deliberar

C/I

C/I

C/I

C/I

C/I

R/A
 7. Informar Gestor do Contrato

C/I

C/I

C/I

C/I

R/A

  

 8. Notificar a Contratada

C/I

C/I

R/A

C/I

-

-

Saídas
  • Notificação para contratada do resultado da solicitação;
  • Solicitação deferida pelo Presidente do PJRO ou solicitação indeferida pelo Presidente do PJRO.

Fluxo

Observações:

Embora tenha correspondência com o Processo Institucional 1.5.4 Outras Alterações de Contrato contido no Manual de Rotinas Administrativas, está defasado. Então os processos devem ser analisados em conjunto, estando elencado aqui os principais passos (macro atividades) para analisar a solicitação da Contratada, sob a ótica da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação.

Prorrogação contratual, Apostilamento e Aditivo têm fluxos específicos.

Atividade:

4. Notificar contratada fixando Data-Limite

Entradas
  • Objeto não entregue dentro do prazo contratual;

Procedimento
  1. 1Equipe de Gestão Contratual verifica a não entrega do objeto no prazo contratual;
  2. 2SEAGEF minuta documento de Notificação;
  3. 3Gestor revisa e assina notificação;
  4. 4SEAGEF encaminha notificação para contratada;

Saídas
  • Notificação para contratada fixando Data-Limite

Observações:

Os contratos confeccionados pela Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação possuem cláusula com o seguinte texto de exemplo: Vencido o prazo proposto sem a execução do objeto deste

Contrato, o CONTRATANTE oficiará à CONTRATADA, comunicando-lhe a data limite para a execução. A partir da data limite considerar-se-á recusa, podendo ser aplicada a sanção de que trata o subitem XX deste Contrato.

Atividade:

5. Receber Objeto

Entradas
  • Objeto entregue nas dependências do Edifício-Sede do PJRO, conforme instrumento contratual;
  • Objeto entregue nas dependências do Centro de Apoio Logístico do PJRO.

Procedimento / RACI

Atividade

Funções

GESTOR

CONTRATADA

DIPAT

COMISSÕES TEMÁTICAS DE RECEBIMENTO DE BENS

1. Confere volumes com descrição na nota fiscal

R/A

C/I

R/A

I
2. Carimba, data e assina canhoto da nota fiscal 

R/A

C/I

R/A

I
 3. Emite o Termo de Recebimento Provisório

R/A

C/I

I

I
 4. Analisar objeto

R/A

C/I

-

-
 5. Comunicar o Gestor do Recebimento

C/I

-

R/A

-
 6. Comunicar CRMM/CRMI para proceder ao recebimento definitivo

R/A

-

I

I
 7. Analisa objeto

C/I

-

-

R/A
 8. Comunicar Gestor sobre Divergência

C/I

-

-

R/A
 9. Notifica a contratada

R/A

I

-

I
 10. Ajusta objeto

C/I

R/A

I

-
 11. Receber objeto ajustado

R/A

I

I

-
 12. Realiza o Recebimento Definitivo

R/A

I

I

-

Saídas
  • Termo de Recebimento Provisório;
  • Termo de Recebimento Definitivo;

Fluxo

Observações:

Embora tenha correspondência com o Processo Institucional 2.13.2.6 Rotina de Recebimento de Bem Patrimonial contido no Manual de Rotinas Administrativas, está defasado. Então os processos devem ser analisados em conjunto, estando elencado aqui os principais passos (macro atividades) para realizar o recebimento do objeto.

A atividade de Recebimento, que inicia o processo, corresponde ao recebimento dos volumes e nota fiscal no Centro de Apoio Logístico - CAL e no Edifício-Sede. A atividade de recebimento no Centro de Apoio Logístico, consiste em vários procedimentos contidos no processo 2.13.2.6.

A atividade de Recebimento vai consistir em conferência dos volumes com descrição na nota fiscal, carimbo com data e assinatura no canhoto da nota fiscal, conforme alguns procedimentos no fluxo 2.13.2.6 Rotina de Recebimento de Bem Patrimonial.

Quanto aos procedimentos para recebimento definitivo por parte das Comissões de Recebimento de Bens Infraestrutura e Microinformática, não há uma rotina específica, para que seja emitido o recebimento definitivo. Porém, há o fluxo 2.13.2.5 Rotina da CRM – Comissão Permanente de Recebimento, que possui os procedimentos a serem executados pela equipe.

Atividade:

6. Processar atraso na entrega do objeto

Entradas
  • Objeto entregue nas dependências do Edifício-Sede do PJRO, porém com atraso;
  • Objeto entregue nas dependências do Centro de Apoio Logístico do PJRO, porém, com atraso;
  • Objeto não entregue dentro do prazo contratual;

Procedimento / RACI

Atividade

Funções

SEAGEF

Equipe de Gestão Contratual

ASJURTIC

GABSTIC

ORDENADOR DE DESPESAS

1. Notificar para Defesa-Prévia

C/I

R/A

C/I

-

-
 2. Juntar documentação nos autos

R/A

R/C/I

C/I

-

-
 3. Emitir Parecer

C/I

C/I

R/A

-

-
 4. Encaminhar ao Ordenador de Despesas

C/I

C/I

C/I

R/A

I
 5. Deliberar

-

-

-

-

R/A
 6. Notificar equipe de gestão contratual

C/I

C/I

C/I

R/A

-
 7. Notificar da decisão

C/I

R/A

C/I

-

-
 8. Despachar para COREF apropriar ou liberar valores

R/A

C/I

C/I

C/I

-
 9. Registrar informação para desconto no próximo pagamento

R/A

I

-

-

-
 10. Emitir boleto e encaminhar p/ pagamento

I

R/A

-

-

-
 11. Encaminhar p/ conhecimento da COREF, ou para inscrição em dívida ativa

I

R/A

-

-

-

Saídas
  • Parecer;
  • Notificação;
  • Decisão sobre aplicação de multa ou não;

Fluxo

  Processar atraso na entrega do objeto

Observações:

  

Atividade:

7. Analisar solicitação

Entradas
  • Solicitação da contratada;

Procedimento
  1. 7.1.Fazer a juntada da solicitação nos autos do SEI;
  2. 7.2.Instruir o processo com as informações necessárias;
  3. 7.3.Encaminhar para análise de possível aditivo contratual

Saídas
  • Processo instruído com a solicitação da contratada.

Observações:

  

Atividade:

8. Realizar Aditivo

Entradas
  • Manifestação sobre necessidade de prorrogar o contrato;
  • Manifestação sobre necessidade de aditivar o contrato;

Procedimento / RACI

Atividade

Funções

DIC

ASJURTIC

GABSTIC

ORDENADOR DE DESPESAS

1. Elabora resumo com histórico da contratação

R/A

C/I

C/I

-
 2. Elabora minuta do termo aditivo

R/A

C/I

C/I

-
 3. Emitir Parecer

C/I

R/A

C/I

-
4. Encaminhar ao Ordenador de Despesas

-

C/I

R/A

I
 5. Delibera

I

I

C/I

R/A
 6. Encaminhar para a DIC-DEF Processas as Mudanças

I

C/I

R/A

-
 7. Encaminhar para DEXOR-DEF

I

C/I

R/A

-

Saídas
  • Parecer;
  • Notificação;
  • Termo Aditivo;
  • Publicação em DJe do Termo Aditivo;

Fluxo

Observações:

Embora tenha correspondência com o Processo Institucional 1.5.4 Outras Alterações de Contrato contido no Manual de Rotinas Administrativas, está defasado. A equipe de gestão contratual se manifesta e instrui o processo com a documentação necessária, para que este fluxo se inicie. Adaptou-se o processo para a realidade do que acontece na Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação. Devem ser observados em conjunto.

Atividade:

9. Solicitar Pagamento Contratual

Entradas
  • Chegada de Nota Fiscal;

Procedimento

9.1 Receber Nota Fisca;

9.2 Processar glosa ou multa se necessário;

9.3 Solicitar instrução do pagamento;

9.4 Registrar nota fiscal na ordem cronológica de pagamento e anexar certidões negativas;

9.5 Emitir certidão;

9.6 Encaminhar para pagamento

Saídas
  • Parecer;
  • Notificação;
  • Termo Aditivo;
  • Publicação em DJe do Termo Aditivo;

Fluxo

  

Observações:

  

Atividade:

10. Realizar Prorrogação

Entradas
  • Monitoramento de tempo contratual restante (6 meses);

Procedimento / RACI

Atividade

Funções

SEAGEF

EQUIPE DE GESTÃO CONTRATUAL

CONTRATADA

1. Solicitar manifestação sobre necessidade de prorrogar o contrato

R/A

C/I

-
 2. Manifestar sobre necessidade de prorrogar o contrato

C/I

R/A

C/I
 3. Solicita manifestação da contratada

R/A

C/I

C/I
 4. Anexar a documentação

R/A

C/I

C/I
 5. Encaminhar para DIC-DEF Processar Aditivo Contratual

R/A

C/I

C/I

Saídas
  • Processo instruído para Aditivação Contratual para o Processo Realizar Aditivo.

Fluxo

Observações:

Embora tenha correspondência com o Processo Institucional 1.5.4 Outras Alterações de Contrato e 1.5.3 Prorrogação de contrato contido no Manual de Rotinas Administrativas, está defasado. Adaptou-se nesse ponto o processo a rotina da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação, esse processo se complementa o passo de Realizar Aditivo contratual. Quanto aos passos realizados por unidades externas da Secretaria, deve-se observar os processos institucionais.

Atividade:

11. Realizar Apostilamento

Entradas
  • Manifestação sobre a necessidade de apostilar contrato;

Procedimento / RACI

Atividade

Funções

SEAGEF

EQUIPE DE GESTÃO CONTRATUAL

1. Manifestar pela necessidade de Apostilar o Contrato

C/I

R/A
 2. Encaminhamento para unidade competente processar as modificações

R/A

-

Saídas
  • Processo apostilado.

Fluxo

Observações:

A unidade competente para realizar os registros atualmente é a Divisão de Contratos – DIC, alterações contratuais mais complexas por meio do processo institucional 1.5.4 Outras Alterações Contratuais, sendo interessante sua leitura para verificar o passo a passo fora da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação.

Atividade:

12. Manifestar sobre necessidade de aditivar o contrato

Entradas
  • Manifestação sobre a necessidade de apostilar contrato;

Procedimento

12.1 Equipe de Gestão Contratual manifesta sobre a necessidade de prorrogar contrato;

12.2 Caso necessário solicita manifestação da contratada;

12.3 Estando de acordo a contratada, anexa a documentação nos autos de gestão contratual;

12.4 Encaminhar para DIC-DEC Processar Aditivo Contratual

Saídas
  • Processo instruído para realizar aditivo contratual.

Observações:

Esse passo do processo prepara o processo para iniciar o processo Realizar Aditivo, coletando as informações necessárias, devendo-se observar o processo institucional 1.5.4 Outras Alterações Contratuais.

Atividade:
  1. 13.Processar Rescisão Contratual

Entradas
  • Manifestação sobre a necessidade de rescindir o contrato;

Procedimento / RACI

Atividade

Funções

SEAGEF

EQUIPE DE GESTÃO CONTRATUAL

ASJURTIC

GABSTIC

DEXOR

DIC

ORDENADOR DE DESPESAS

1. Manifestar sobre necessidade de rescindir o contrato de acordo com hipóteses legais

C/I

R/A

C/I

C/I

-

-

-
 2. Notificar para Defesa-Prévia

C/I

R/A

C/I

C/I

-

-

-
 3. Juntar documentação nos autos

R/A

I

I

I

-

-

-
 4. Emitir Parecer

C

C

R/A

C

-

-

-
 5. Encaminhar ao Ordenador de Despesas

I

I

I

R/A

-

-

I
 6. Delibera

I

I

-

C/I

-

-

R
 7. Notificar equipe de gestão contratual

I

I

-

R/A

-

-

-
 8. Notificar da decisão

C/I

R/A

-

-

-

-

-
 9. Processar Anulação do Empenho

I

I

-

-

R/A

C/I

-
 10. Processar a rescisão contratual

I

I

I

-

C/I

R/A

-

Saídas
  • Notificação;
  • Parecer;
  • Processo Rescindido;
  • Empenho Anulado;
  • Pagamentos devidos.

Fluxo

  Rescisão Contratual

Observações:

No Manual de Rotinas Administrativas do Poder Judiciário não consta um fluxo específico de rescisão contratual, seno o passo a passo aqui apresentando a quantidade mínima de ações. As ações de processamento da anulação do empenho e o processamento de rescisão, compreendem rotinas executadas nas unidades DEXOR e DIC.

Atividade:

14. Finalizar Contrato

Entradas
  • Contrato com todas obrigações encerradas

Procedimento

14.1 Equipe de Gestão Contratual informa à SEAGEF que todas as obrigações contratuais foram adimplidas;

14.2 SEAGEF auxilia com a minuta da informação;

14.3 Gestor do Contrato assina a informação;

14.4 SEAGEF encaminha para unidade competente para arquivamento dos autos.

Saídas
  • Despacho informando o fim do contrato e encaminhamento para arquivo do processo.

Controle do processo:

ID

1

Processo

Gerenciamento de Contratos de TIC

Dono do Processo

Diretor (a) da DACTIC

Indicador

Índice de Gerenciamento de Contratos de TIC – iGC

Justificativa

Manter o controle sobre as atividades de gerenciamento de contratos de TIC

Periodicidade

Semestral

Previsão da 1ª medição

Janeiro/2020

Intervalo

Semestre

Regra de cálculo

iGC = (Total de Contratos de TIC gerenciados de acordo com o processo) / (Total de Contratos de TIC) * 100

Meta

iGC >= 90%

Origem dos dados

Contratos de TIC

Responsável pela coleta

Diretor (a) da DACTIC

Gerente do Processo

Diretor (a) da DACTIC

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