Modelo de Gerenciamento de Projetos

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STIC

Modelo de Gerenciamento de Projetos

(Anexo Único do Ato n. 971/2018, DJe n. 108, de 14/06/2018)

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Dono do Processo: Diretor da Divisão de Projeto

O Modelo de Gerenciamento de Projetos do PJRO é uma orientação, com objetivo de facilitar e direcionar a atividade de gestão dos projetos de Tecnologia da Informação e Comunicação - TIC do Poder Judiciário de Rondônia - PJRO, através de boas práticas, incluindo processos e artefatos que podem ser utilizados no gerenciamento de projetos.

O modelo não pretende apresentar uma metodologia rígida, nem uma norma fixa para gerenciar projetos de TIC do PJRO, mas sim um conjunto de propostas de "boas práticas" que contribuirão para potencializar a probabilidade de sucesso nos projetos de TIC, uma vez que um escopo bem definido e validado junto aos interessados, um bom gerenciamento de riscos, cronograma e comunicações, além de reduzir as inceretezas de todas as áreas de gerenciamento, minimiza a probabilidade de falha do projeto.

Os fluxos definidos no MGP-PJRO traduzem o processo de gestão de projetos em cinco fases:

Pré-projeto: Consiste na identificação, registro e triagem das demandas que podem ser transformadas em futuros projetos. Está apresentado na Figura 1 – Pré Projeto;
Aprovação: São os processos realizados para definir um novo projeto, através da obtenção de autorização formal para iniciar o projeto. Consiste em definir time, elaborar time, elaborar o termo de abertura e receber a autorização para prosseguir com o projeto. Está apresentado na Figura 2 - Aprovação;
Planejamento: O Escopo, cronograma, atividades, ferramentas, recursos, orçamento serão consolidados como linha de base para a execução do projeto. Está apresentado na Figura 3 - Planejamento;
Execução: Fase de realização das atividades planejadas. Está apresentado na Figura 4 - Execução;
Encerramento: Recebimento do produto ou resultado do projeto, aceitação, registros pertinentes. Está apresentado na Figura 5 – encerramento.

Objetivos:

Melhorar a eficiência do processo de gerenciamento de projetos a partir do estabelecimento de um padrão, modelos e ferramentas de gerenciamento de projetos, que é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas adaptadas ao contexto da STIC do PRJO;
Apresentar um padrão institucional e facilitar o entendimento, a comunicação e os processos de tomada de decisões nos projetos de TIC;
Suportar os macro desafios estratégicos do PETIC relacionados à governança e à gestão de recursos;
Apresentar uma proposta de processos e artefatos, que podem ser utilizados em conjunto com a ferramenta automatizada de gerenciamento de portfólio e projetos.

Fluxo Pré-Projeto (Figura 1):

Fluxo Aprovação (Figura 2):

Fluxo Planejamento (Figura 3):

Fluxo Execução (Figura 4):

Fluxo Encerramento (Figura 5):

Descrição das Atividades:

Id	Atividade	Objetivo	Responsável
A1	Protocolar Solicitação de Demanda	Para melhor gestão da DIPRO, a entrada na divisão deverá ser via de regra o sistema de gerenciamento de demandas. Caso a demanda venha de outra origem, após análise, deverá ser registrada no sistema de gerenciamento de demandas.	Demandante
A2	Analisar demanda	A DIPRO deverá realizar análise da demanda, verificando: a conformidade do processo de entrada; o template; a demanda solicitada; o alinhamento da mesma junto a Estratégia de TIC em andamento; o planejamento de TIC; a pré-existência de projeto referente à solicitação e sua urgência no atendimento; a necessidade de criação de novo projeto para atendimento. Caso as informações estejam insuficientes em relação à clareza e completude, solicitará ajustes ao demandante.	Dipro
A3	Identificar partes interessadas	A DIPRO em análise preliminar identificará as possíveis partes interessadas, conforme requisitos do MGCOM.	Dipro
A4	Realizar refinamento do escopo	Marcar reunião com demandante afim de identificar patrocinador, refinar e esclarecer requisitos, orçamento, escopo, demandantes formais, etc.	Dipro
A5	Classificar a demanda	Classificar a demanda entre projeto e outras demandas da STIC, utilizando o modelo de classificação de demandas aprovado pela DIPRO.	Dipro
A6	Registrar Proposta de Projeto	As demandas classificadas como projeto deverão ser cadastradas como um novo projeto na ferramenta de Gerenciamento de Projetos e Portfólio homologada pela STIC. Para cada projeto criado, a DIPRO deverá vincular um protocolo no sistema SEI para fins de repositório dos documentos do projeto.	Dipro
A7	Recepcionar e acumular as solicitações do projeto	Recepcionar e acumular com as demais solicitações relacionadas ao mesmo projeto.	Dipro
A8	Preparar a informação para o GP	Preparar a informação para a solicitação de mudança do projeto.	Dipro
A9	Encaminhar ao GP	Encaminhar ao GP do projeto para que este submeta as solicitações ao Patrocinador.	Dipro
B1	Desenvolver minuta do Termo de Abertura	A DIPRO deverá desenvolver em conjunto com o demandante a minuta do Termo de Abertura que será avaliada pelo CGesTIC para fins de aprovar a continuidade da análise do projeto, sugerindo o Patrocinador do projeto.	Dipro
B2	Manifestar-se sobre viabilidade da proposta	O CGEsTIC é responsável por manifestar-se, propor mudanças e autorizar a continuidade da proposta de projeto. Nesta fase o comitê analisará a viabilidade técnica, orçamentária, se o projeto está em conflito com outras propostas.	CGesTIC
B3	Designar time do projeto	O Comitê deverá indicar ao menos o GP e a equipe responsável pela análise detalhada da proposta de projeto.	CGesTIC
B4	Elaborar Termo deAbertura	O gerente do projeto deverá realizar a elaboração final do Termo de Abertura e outros artefatos que subsidiarão ao CGTIC na análise da proposta de projeto.	Gerente do Projeto - GP
B5	Realizar priorização técnica	Aplicar, junto com o GP, o método de priorização técnica de projetos da DIPRO.	Dipro
B6	Designar Patrocinador	O demandante encaminhará o Termo de Abertura para aprovação e assinatura do patrocinador.	Dipro
B7	Encaminhar termo de abertura para aprovação	O GP analisará a aprovação e considerações do patrocinador encaminhando o Termo de Abertura para aprovação do CGTIC.	Gerente do Projeto - GP
B8	Autorizar início do Projeto	O CGTIC analisa e aprova ou rejeita o início do projeto.	CGTIC
B9	Priorizar o projeto junto ao Portfólio	Rever o portfólio em função dos projetos aprovados em especial aos que foram designados como prioritários e informar uma lista priorizada de projetos.	CGTIC
B10	Atualizar o Portfólio	Cabe a DIPRO atualizar o portfólio de projetos de TIC com base na ata do CGTIC e ainda tratar os realinhamentos com os Gerentes dos projetos afetados em qualquer aspecto, principalmente em relação a escopo, tempo, custo e capacidade dos recursos.	Dipro
B11	Comunicar aos interessados	Avisar ao patrocinador e aos interessados, incluindo o CGesTIC, que o projeto não foi aprovado.	Gerente do Projeto - GP
C1	Planejar a Linha de Base do escopo	Planejar a Linha de Base do escopo conforme processo do modelo de gerenciamento de escopo do PJRO - MGESC-PJRO.	Gerente do Projeto - GP
C2	Planejar Gerenciamento das aquisições e custos	Planejar os custos e as contratações do Projeto, conforme as orientações do Modelo de Gerenciamento de Aquisições e custos do PJRO (MGAC-PJRO) e o Processo de Planejamento de Aquisições e Contratações de TIC do PJRO.	Gerente do Projeto - GP
C3	Planejar Gerenciamento de Riscos	Planejar Gerenciamento de Riscos conforme as orientações do Plano de Gerenciamento de Riscos e Controle Interno do PJRO (PGRCI-PJRO).	Gerente do Projeto - GP
C4	Desenvolver Linha de Base do cronograma	Planejar Gerenciamento de Cronograma conforme as orientações do MGTEMPO.	Gerente do Projeto - GP
C5	Planejar Comunicações do Projeto	Planejar Gerenciamento das Comunicações do Projeto, conforme as orientações do Modelo de Gerenciamento de Comunicações do PJRO – MGCOM.	Gerente do Projeto - GP
C6	Consolidar PGP	Consolidar todos os documentos dos planos auxiliares no Plano de Gerenciamento de Projetos - PGP.	Gerente do Projeto - GP
C7	Registrar Manifestação	O gerente do programa após análise do PGP pode aprovar ou sugerir alterações, mediante consulta ao CGesTIC.	Gerente do Programa
C8	Aprovar PGP	O CGEsTIC após análise do PGP pode aprovar ou rejeitar o PGP.	CGEsTIC
C9	Atualizar Sistema de gerenciamento de Projetos	Registrar no sistema próprio o plano de gerenciamento, incluindo a linha de base do escopo, cronograma e riscos.	Gerente do Projeto - GP
D1	Realizar KickOff Meeting	Realizar reunião inicial do projeto, propondo o esclarecimento do escopo, alinhamento das expectativas, papéis e responsabilidades da equipe.	Gerente do Projeto - GP
D2	Realizar processos do MGCOM - PJRO	O Gerente de projetos executa a distribuição das informações conforme o plano de comunicação, alinhado aos processos do MGCOM: · Gerenciar o engajamento das partes interessadas · Gerenciar as comunicações	Gerente do Projeto - GP
D3	Desenvolver Atividades do Projeto	Realizar o trabalho planejado e efetuar as entregas conforme o cronograma do projeto, incluindo aquisições e gestão do contrato, respeitando o Processo de Gerenciamento de Contratos instituído.	Time de Projeto
D4	Controlar Atividades do PGP	Realizar as atividades de gerenciamento do projeto, incluindo comunicações, monitoramento, gerenciar trabalho, gerenciamento dos riscos, garantia de qualidade.	Gerente do Projeto - GP
D5	Atualizar Sistema de Gerenciamento de Projetos	O Gerente de projetos atualiza o progresso do projeto, tais como mudanças aprovadas, riscos e lições aprendidas.	Gerente do Projeto - GP
D6	Propor mudanças no projeto	O GP solicitará mudanças sempre que necessário, após análise dos indicadores do projeto, ou após o recebimento das propostas de mudanças encaminhadas pela Dipro. Avaliar e registrar o impacto/riscos no projeto e se há contratação para submeter à análise do Patrocinador.	Gerente do Projeto - GP
D7	Analisar proposta de mudança	O Patrocinador após analisar as propostas de mudanças, encaminhará solicitação de mudança ao GP ou descartará a proposta.	Patrocinador
D8	Solicitar mudança no projeto	O Patrocinador, motivado pelos indicadores e relatórios do projeto, poderá solicitar mudanças corretivas no formulário de solicitação de mudança.	Patrocinador
D9	Registrar Solicitação de Mudança do projeto	O GP registrará no sistema de gerenciamento de projetos a concordância do Patrocinador acerca da solicitação de mudança.	Gerente do Projeto - GP
D10	Registrar Manifestação quanto a mudança	O CGesTIC tomará ciência, avaliará a competência da aprovação da mudança e registrará o seu parecer sobre a solicitação de mudança. Encaminhará a solicitação de mudança e o parecer exarado ao CGTIC, caso a competência da aprovação seja deste comitê.	CGesTIC
D11	Aprovar Mudança	O CGTIC registrará o seu parecer, aprovando ou rejeitando a mudança no projeto.	CGTIC
D12	Avaliar Relatórios / Indicadores	Analisar o processo, entregas do projeto e demais relatórios e indicadores e propor mudanças quando necessário.	Patrocinador
D13	Atualizar Sistema de Gerenciamento de Projetos	O Colaborador atualizará o progresso das suas entregas e atividades.	Time de Projeto
D14	Acompanhar atualizações	Acompanhar na ferramenta de Gerenciamento de Projetos as atualizações registradas pelo Time de Projeto.	Dipro
D15	Gerar relatórios do portfólio de projetos	Acompanhar a execução geral de todos os projetos do Portfólio da STIC.	Dipro
D16	Atualizar quadros	Atualizar o andamento dos projetos nos quadros de controle.	Dipro
D17	Prestar informações	Prestar informações quanto aos projetos e/ou portfólio para Degov e Secretário(a) de TIC.	Dipro
E1	Checklist de Encerramento de Fase/Projeto	Responder o checklist de tudo que foi executado, bem como do que funcionou / não funcionou, verificando se há alguma pendência antes de encerrar o projeto ou fase.	Gerente do Projeto - GP
E2	Minutar Termo de Encerramento	Preparar a minuta do Termo de Encerramento do projeto ou da fase.	Gerente do Projeto - GP
E3	Sanar pendências	Sanar as pendências identificadas no checklist, realizar o recebimento definitivo ou encerramento do vínculo do contrato com o projeto. No caso de contrato em que haja continuidade de suporte ou garantia, transfere-se a total responsabilidade do contrato ao gestor do contrato.	Time de Projeto
E4	Distribuir Informações	O Gerente de projeto distribuirá o termo de encerramento e agendará a reunião de encerramento, conforme o plano de comunicação.	Gerente do Projeto - GP
E5	Reunião de encerramento	Realizará reunião de encerramento com o gerente de programa, patrocinador e time de projeto.	Gerente do Projeto - GP
E6	Divulgar Resultados	Publicará matéria no portal, conforme a relevância da fase ou projeto.	Gerente do Projeto - GP
E7	Atualizar bases de conhecimento	Atualizará lições aprendidas, riscos, dados de desempenho e demais informações sobre o projeto.	Gerente do Projeto - GP
E8	Evento de encerramento	Evento preparado pelo gerente de programa com auxílio do patrocinador a fim de formalizar o reconhecimento do trabalho realizado pela equipe de projeto.	Gerente de Programa

Controle do processo:

Indicador	Índice de aderência a MGP - iMGP
Objetivo	Apurar o percentual de projetos gerenciados pelo modelo
Periodicidade	Semestral
Intervalo	6 últimos meses
Regra de cálculo	iMGP = Projetos aderentes a MGP / Total de projetos do portfólio x 100
Meta	90%
Responsável pela coleta	Diretor(a) da DIPRO
Responsável pela análise do indicador	Diretor(a) da Diese

Indicadores de Gerenciamento de Projetos:

Indicador	IDP – Índice de desempenho de prazo
Objetivo	Medir a eficácia do cronograma do projeto em termos de horas de trabalho planejadas e escopo realizado
Periodicidade	Semanal
Intervalo	Não se aplica
Regra de cálculo	VP (Valor Planejado) = Horas planejadas * valor hora VA (Valor Agregado) = VP * %Entregue (progresso físico) IDP = VA / VP
Meta	Maior que 0,80
Responsável pela coleta	Gerente do projeto
Responsável pela análise do indicador	Diretor(a) da DIPRO

Indicador	ISP – Índice de Satisfação do Patrocinador
Objetivo	Medir a Satisfação do Patrocinador do projeto
Periodicidade	Mensal
Intervalo	Último mês
Regra de cálculo	Conforme resultado de pesquisa do Formulário ISP – Índice de Satisfação do Patrocinador
Meta 1	ISP >= 7
Meta 2	Respostas Ruim < 2
Responsável pela coleta	Gerente do projeto
Responsável pela análise do indicador	Diretor(a) da DIPRO

Indicador	IECOM – Índice da Efetividade das comunicações
Objetivo	Medir a eficácia das comunicações do projeto
Periodicidade	Mensal
Intervalo	Último mês
Regra de cálculo	Conforme resultado de pesquisa do formulário - IECOM - Índice de Efetividade das Comunicações
Meta	Maior que 8 pontos
Responsável pela coleta	Gerente do projeto
Responsável pela análise do indicador	Diretor(a) da Dipro

Indicador	Índice de cumprimento do orçamento
Objetivo	Medir a eficácia do planejamento do orçamento do projeto
Periodicidade	Conforme plano de gerenciamento do projeto
Intervalo	Anual
Regra de cálculo	O indicador de custo será avaliado quantitativamente considerando o cumprimento dos gastos nos períodos estabelecidos conforme o Plano de Gerenciamento de Projetos: Bom: o projeto realizou os gastos previstos dentro das datas estabelecidas, ou cumpriu mais de 90% das datas de compromisso estabelecidas; Regular: o projeto realizou entre 70% e 90% dos gastos previstos dentro das datas estabelecidas; Ruim: o projeto realizou menos de 70% dos gastos previstos dentro das datas estabelecidas.
Meta	Regular ou Superior
Responsável pela coleta	Gerente do projeto
Responsável pela análise do indicador	Diretor(a) da DIPRO

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