O Processo de Planejamento de Aquisições e Contratações de Soluções de TIC tem como objetivo preparar a aquisição de soluções e serviços de TIC, por meio da instituição da equipe de planejamento da contratação pelas áreas responsáveis e elaboração dos artefatos conforme disposto na reolução n. 182/2013 CNJ e instrução 008/2016PR.
Objetivos:
Garantir a continuidade do negócio enquanto for necessário à instituição;
Guiar a equipe durante a análise da viabilidade técnica ou não da contratação da Solução de TIC;
Demonstrar às áreas do PJRO e aos demais interessados envolvidos no processo de Planejamento de Aquisições e Contratações de Solução de TIC adotado por esta organização para atender às necessidades de soluções de TIC.
Fluxo:
Descrição das Atividades:
Atividade:
1. Instaura processo de contratação
Entradas
Objeto planejado para aquisição.
Procedimentos
1.1. Criar protocolo no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) para instrução da contratação;
1.2. Criar Comunicação Interna - CI para envio do processo ao integrante demandante para elaboração do DOD;
1.3. Criar DOD modelo no processo para elaboração pelo integrante demandante;
1.4 Enviar processo ao integrante demandante para elaboração do DOD.
Saídas
Processo instaurado para contratação do objeto planejado.
Atividade:
2. Elabora Documento de Oficialização de Demanda - DOD
Entradas
Processo instaurado para contratação do objeto planejado.
Procedimentos
2.1. Elaborar o DOD para início da fase de planejamento da contratação, em atendimento aos requisitos exigidos na Resolução nº 182/2013 do Conselho Nacional de Justiça - CNJ.
Saídas
Processo de contratação com DOD desenvolvido.
Atividade:
3. Encaminhar processo para confecção do ETP
Entradas
Processo de contratação com DOD desenvolvido.
Procedimentos
3.1 Criar Comunicação Interna no processo com instruções para a elaboração dos Estudos Técnicos Preliminares pela equipe de planejamento da contratação;
3.2 Criar ETP modelo no processo;
3.3 Enviar o processo à equipe de planejamento da contratação para elaboração dos estudos.
Saídas
Processo com orientações para elaboração do ETP.
Atividade:
4. Elaborar Estudo Técnico Preliminar
Entradas
Processo com orientações para elaboração do ETP.
Procedimentos
4.1. Elaborar o ETP de acordo com os requisitos exigidos na Resolução nº 182/2013 do Conselho Nacional de Justiça - CNJ
Saídas
Processo com Minuta do ETP confeccionado.
Atividade:
5. Avaliação do ETP quanto à conformidades com as normas vigentes
Entradas
Processo com Minuta do ETP confeccionado.
Procedimentos
5.1. Verificar a conformidade do ETP produzido em relação aos normativos que regem os processos de contratação.
Saídas
Processo com ETP confeccionado e dentro das conformidades.
Processo declinado após ETP.
Atividade:
6. Elaborar Minuta do Termo de Referência - TR
Entradas
Processo com ETP confeccionado e dentro das conformidades.
Procedimentos
6.1. Elaborar o Termo de Referência de acordo com o ETP produzido.
Saídas
Processo com Minuta do Termo de Referência
Atividade:
7. Análise e aprovação do Termo de Referência
Entradas
Processo com Minuta do Termo de Referência
Procedimentos
7.1. Análise do Termo de Referência elaborado para aprovação e submissão à análise do DEAGESP
Saídas
Processo com Minuta do Termo de Referência aprovada pela equipe de planejamento.
Atividade:
8. Análise prévia do Termo de Referência
Entradas
Processo com Minuta do Termo de Referência aprovada pela equipe de planejamento.
Procedimentos
8.1. Análise e proposição de ajustes ao TR quanto ao aspecto formal do documento
Saídas
Processo com Termo de Referência apto para assinatura.
Atividade:
9. Assinatura do Termo de Referência
Entradas
Processo com Termo de Referência apto para assinatura
Procedimentos
9.1. Assinatura do TR após a análise quanto à conformidade do documento pelo DEAGESP
Saídas
Processo com ETP e TR assinados
Atividade:
10. Análise e aprovação do ETP e TR elaborados
Entradas
Processo com ETP e TR assinados
Procedimentos
10.1. Análise do ETP e TR produzidos pela equipe de planejamento para aprovação ou não do prosseguimento do processo de contratação
Saídas
Processo de contratação apto para envio às unidades responsáveis por processar a licitação.
Atividade:
11. Atualizar o PAC
Entradas
Processo declinado após ETP.
Processo com contratação sem sucesso;
Processo com contratação concluída.
Procedimentos
11.1. Informar ao setor responsável pela elaboração e gerenciamento do PAC sobre o declínio de contratação
Saídas
PAC atualizado.
Controle do processo:
ID
1
Processo
Planejamento de Contratações e Aquisições de TIC
Dono do Processo
Diretor da Divisão de Aquisição e Contratos de TIC (DACTIC)
Indicador
Aquisições realizadas de acordo com o PAC
Justificativa
O indicador tem como objetivo avaliar o planejamento de aquisições da Secretaria de Tecnologia da Informação. Presume-se que um bom plano não é perfeito, e por isto alguns ajustes ocorrem durante o exercício.
Para avaliar o planejamento deve-se comparar as contratações previstas na primeira publicação (ou no ajuste se necessário) com a versão final revisada do Plano.
Isto nos traz um indicador que pode passar de 100% de execução, que pode passar uma percepção que houve oportunidades orçamentárias para aquisições importantes por exemplo, pode ocorrer um indicador de 100% ou abaixo de 100%. Importante que o resultado seja interpretado.
Periodicidade
Anual
Intervalo
Início do exercício até o mês de medição; trata-se de um indicador cumulativo.
Regra de cálculo
Índice de Aquisições/Contratações Realizadas =Contratações/Aquisições RealizadasContratações/Aquisições Planejadas Inicialmente *100
