O modelo de gerenciamento de projetos do PJRO é uma orientação com objetivo de facilitar e direcionar a atividade de gestão dos projetos de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) do Poder Judiciário de Rondônia (PJRO), através de uma orientação formal de “Boas Práticas”, incluindo processos e artefatos que podem ser utilizados no gerenciamento de projetos. Buscou-se seguir o caminho da simplicidade e objetividade, evitando procedimentos desnecessários ou burocráticos e informações em excesso.
A ideia de apresentar um conjunto de “Boas Práticas” de gerenciamento de projetos é parte de um esforço da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação (STIC) do PJRO com intenção de melhorar a maturidade em gerenciamento de projetos e também contribuir para que os projetos estejam alinhados às necessidades das partes interessadas e aos objetivos estratégicos corporativos de forma a gerar valor e contribuir com a realização da missão.
O modelo de gerenciamento de projetos do PJRO visa ser referência para as equipes e gerentes de projetos. O nível de utilização deste modelo pelas unidades da STIC dependerá de alguns fatores, sendo eles: contexto, maturidade em gerenciamento de projetos, disponibilidades de recursos, tamanho dos projetos etc. Portanto, os processos e procedimentos descritos neste modelo poderão ser adaptados à realidade de cada projeto.
Desta forma, o público alvo deste Modelo é qualquer profissional envolvido com os projetos de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) do Poder Judiciário de Rondônia (PJRO), incluindo fornecedores e prestadores de serviço.
Objetivos:
Melhorar a eficiência do processo de gerenciamento de projetos a partir do estabelecimento de um padrão, modelos e ferramentas de gerenciamento de projetos, aplicando conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas adaptadas ao contexto da STIC do PJRO;
Apresentar um padrão institucional e facilitar o entendimento, a comunicação e os processos de tomada de decisões nos projetos de TIC;
Suportar os macrodesafios estratégicos do PETIC relacionados à governança e gestão de recursos;
Apresentar uma proposta de processos e artefatos, que podem ser utilizados em conjunto com a ferramenta automatizada de gerenciamento de portfólio e projetos.
Premissas:
A estrutura organizacional suportará o modelo de gestão de projetos, abrangendo os papéis de Gerente de Projetos, Divisão de Projetos, patrocinadores de projetos;
A implantação do MGP-PJRO é de responsabilidade do Secretário (a) de TIC com suporte da Divisão de Projetos;
A alta administração apoiará a utilização do Modelo;
Que toda e qualquer solicitação de projeto a ser executado na STIC venha de listagem enviada pelo CGesSTIC, devidamente cadastrada e formalizada;
Um modelo de estrutura organizacional matricial balanceada onde cada projeto deverá possuir time designado e o apoio eventual de outras unidades.
Classificação de Pojetos:
Projetos de Sistemas (PS): aqueles em que os resultados são produtos de desenvolvimento de código, rotinas ou programas de computador. Por exemplo: novo software de patrimônio, novo portal corporativo, etc. Documentação: Termo de Abertura, Especificação de Requisito, Plano de Gerenciamento de Risco, Plano de Gerenciamento de Projetos e Termo de Encerramento.
Projetos de Inteligência de Dados (PID): Aqueles em que os resultados não são um sistema de desenvolvimento de software e sim Painéis Estatísticos, Relatórios, BI e novas tecnologias. Documentação: Termo de Abertura, Especificação de Requisito, Plano de Gerenciamento de Risco, Plano de Gerenciamento de Projetos e Termo de Encerramento.
Projetos de Infraestrutura (PI): aqueles em que os resultados são novas instalações, ou modificações e eventuais melhorias nas instalações existentes como todo o contingente envolvido neste tipo de mudança, como: equipamento de TI, redes, dados. Por exemplo: mudança de data center, atualização do cabeamento de rede. Documentação: DOD, ETP, TR, Termo de Abertura e Termo de encerramento, quando for somente aquisição. Documentação: Termo de Abertura, Especificação de Requisito, Plano de Gerenciamento de Risco, Plano de Gerenciamento de Projetos e Termo de Encerramento para projetos tradicionais.
Projetos Estratégicos (PE): aqueles que buscam efetivamente atender o planejamento estratégico da organização. Documentação: Termo de Abertura, Especificação de Requisito, Plano de Gerenciamento de Risco, Plano de Gerenciamento de Projetos e Termo de Encerramento.
Projetos de Aquisições continuadas (PA): aqueles com contratos continuados. Documentação: DOD, ETP, TR, Contrato, Termo de Abertura e Termo de encerramento.
Projetos de implantação de Soluções de Terceiros (PST): aqueles em que o produto não foi desenvolvido por servidores da STIC, mas requer implantação, treinamento, adequação de infraestrutura. Exemplo: PJe criminal, sistema do RH. Documentação: Termo de Abertura, Especificação de Requisito, Plano de Gerenciamento de Risco, Plano de Gerenciamento de Projetos e Termo de Encerramento.
Documentação do Projeto:
A documentação do projeto será de acordo com a sua classificação, conforme relação abaixo:
Termo de Abertura (obrigatório para todos os projetos)
Especificação de Requisitos
Plano de Gerenciamento de Riscos (PGRCI)
Plano de Gerenciamento de Projeto
Registro de Alteração (caso haja necessidade)
Termo de Encerramento (obrigatório para todos os projetos)
Os documentos acima deverão ser preenchidos pelo Gerente de Projetos. Em caso de necessidade, este poderá contar com o apoio da Divisão de Projetos – DIPRO. Além dos documentos acima, existem alguns documentos que serão de responsabilidade da DIPRO, para preenchimento com os patrocinadores, demandantes, equipe de projeto entre outros, são eles:
Lições Aprendidas pela Equipe
Check-list de Encerramento
Formulário de Satisfação do Patrocinador
Formulário – IECOM – Efetividade das Comunicações
Índice de Satisfação do Patrocinador (ISP)
Índice de Desempenho de Prazo (IDP)
Fluxo:
Descrição das atividades
INÍCIO DO PROCESSO
Atividade
Enviar lista de projetos priorizados para DIPRO
Responsável
CGesTIC
Entradas
Lista de projetos
Procedimento
CGesTIC envia para a DIPRO lista com os projetos priorizados e as informações preliminares: gerente do projeto, escopo e equipe de projeto.
Quando houver, CGesTIC envia pra Dipro a cópia da solicitação do demandante.
Saída
Lista de Projetos de TIC enviados pelo CGesTIC para execução.
Atividade
1. Analisar e Classificar Projeto
Responsável
Dipro
Entradas
Lista de Projetos de TIC enviados pelo CGesTIC para execução.
Procedimento
A DIPRO deverá classificar o tipo de projeto, estabelecer os documentos necessários ao tipo de projeto, definir a numeração e código do projeto e criar os protocolos com os modelos de documentação para os GPs preencherem.
Saída
inclusão dos projetos na planilha de Portfólio de Projetos da STIC
envio de protocolos aos GPs para preenchimento da documentação
Atividade
1.1 Solicitar informações pendentes
Responsável
Dipro
Entradas
Lista de Projetos que requerem informações mínimas para prosseguimento.
Procedimento
Elaborar despacho ao CGesTIC com a listagem de projetos que requerem informações mínimas para prosseguimento, apontando a cada projeto quais as pendências a serem sanadas.
Saída
Despacho de solicitação de informações ao CGesTIC com listagem de projetos e suas pendências.
Atividade
1.2. Prestar informações solicitadas
Responsável
CGesTIC
Entradas
Despacho de solicitação de informações ao CGesTIC com listagem de projetos e suas pendências.
Procedimento
Resolver pendências solicitadas.
Saída
Lista de projetos com as pendências resolvidas.
Atualização da lista de projetos de TIC enviados pelo CGesTIC para execução.
Atividade
2. Criar protocolo e orientar GP
Responsável
Dipro
Entradas
Lista de projetos analisados e classificados, com modelos de documentação associados para posterior elaboração.
Procedimento
Designar o colaborador da DIPRO que dará suporte ao projeto.
Criar protocolo e atribuir numeração padronizada ao projeto
Realizar reunião com o Gerente do Projeto para apresentar o MGP.
Registrar o projeto no relatório de monitoramento de projetos de TIC.
Saída
Registro da reunião de alinhamento com o gerente do projeto.
Protocolo criado e modelos de documentação inseridos e disponibilizados ao GP
Registro do projeto no Portfólio para acompanhamento e relatório mensal de monitoramento.
Atividade
3. Fazer planejamento inicial e preencher Termo de Abertura
Responsável
Gerente do Projeto
Entradas
Protocolo do projeto com modelos de documentação
Procedimento
GP preenche o Termo de Abertura com informações previamente fornecidas pelo demandante e pelo patrocinador.
O Termo de Abertura será enviado para assinatura do patrocinador e do GP.
Saída
Termo de Abertura assinado pelo Patrocinador e pelo GP
Atividade
4. Realizar reuniões com equipe, demandante, usuários e patrocinador
Responsável
Gerente do Projeto
Entradas
Termo de abertura assinado
Procedimento
Reunião inicial do projeto, para esclarecimento do escopo, alinhamento das expectativas, papéis e responsabilidades da equipe e demais participantes do projeto, conforme estabelecido no Termo de Abertura aprovado.
Demais reuniões para levantamento de requisitos.
Saída
Atas de Reunião
Atividade
5. Detalhar projeto
Responsável
Gerente do Projeto
Entradas
Registros do levantamento de requisitos do projeto
Procedimento
GP ou Líder do projeto preenche os documentos de Especificação de Requisitos, PGRCI e PGP
Saída
Documentação preenchida e assinada pelo GP e pelo patrocinador (Especificação de Requisitos, PGRCI e PGP)
Atividade
6. Controlar atividades do projeto
Responsável
Gerente do Projeto
Entradas
Plano de Gerenciamento de Projeto (PGP) aprovado.
Atas de Reunião
Despacho de solicitação de autorização aprovando ou negando a alteração no projeto.
Procedimento
Distribuir as atividades para o time do projeto, verificando periodicamente o andamento destas atividades.
Gerenciar as atividades do projeto, incluindo as comunicações, o monitoramento, evolução do projeto, gerenciamento dos riscos, garantia de qualidade.
Informar no controle do gerenciamento de projeto da STIC o andamento do projeto conforme PGP aprovado.
Lista de atividades para cada integrante do time do projeto.
Registrar solicitações de alterações no projeto.
Saída
Lista de atividades para cada integrante do time do projeto.
Atualização do andamento do projeto no controle de gerenciamento de projetos da STIC.
Registro de alterações no projeto.
Atividade
7. Desenvolver atividades do projeto
Responsável
Time de Projeto
Entradas
Lista de atividades para cada integrante do time do projeto.
Procedimento
Realizar o trabalho planejado e efetuar as entregas conforme o cronograma do projeto, incluindo aquisições e gestão do contrato se houver.
Cada membro do time deverá atualizar e finalizar as atividades distribuídas pelo GP, conforme controle estabelecido pelo mesmo.
Saída
Atualização do andamento das atividades do projeto no controle estabelecido pelo GP.
Finalizar as tarefas concluídas no controle estabelecido pelo GP.
Atividade
8. Solicitar alteração no projeto
Responsável
Gerente de Projeto
Entradas
Solicitação do demandante para alterar o projeto.
Procedimento
Incluir no protocolo do projeto o documento padrão de Solicitação de Alteração, com o detalhamento da alteração desejada.
Enviar a solicitação para aprovação do patrocinador e CGesTIC (via SEI).
Saída
Documento de solicitação de alteração no projeto
Atividade
9. Analisar solicitação de alteração no projeto
Responsável
Patrocinador e CGesTIC
Entradas
Solicitação de alteração do projeto
Procedimento
Analisar a solicitação, caso necessário, submeter à aprovação dos demais interessados.
Se o patrocinador não aprovar, a solicitação de alteração no projeto é encerrada e o GP comunica o solicitante.
Se o GP e o patrocinador não estiverem de acordo sobre a alteração, será submetido ao CGesTIC para decisão.
Se o GP e o patrocinador aprovarem, segue para registro da alteração no protocolo do projeto.
Saída
Despacho aprovando ou negando a alteração no projeto.
Atividade
10. Incluir novo documento com alterações aprovadas
Responsável
Gerente de Projeto
Entradas
Despacho de aprovação das alterações solicitadas
Procedimento
Incluir no protocolo do projeto o novo documento com as alterações aprovadas (Termo de Abertura, Especificação de Requisitos, PGRCI ou PGP)
Saída
Novo documento preenchido e assinado pelo GP e pelo Patrocinador.
Atividade
11. Atualizar andamento do projeto
Responsável
Gerente de Projeto
Entradas
Informações prestadas pela equipe de projeto
Procedimento
Incluir periodicamente no protocolo no projeto despacho informando as entregas realizadas.
Participar de reuniões com a Dipro para prestar informações sobre a execução do projeto.
Saída
Despacho no protocolo do projeto com relação das entregas realizadas.
Ata de reunião do GP com a Dipro.
Atividade
12. Acompanhar entregas do projeto
Responsável
Dipro
Entradas
Registro do projeto no relatório mensal de monitoramento.
Ata de Reunião.
Projeto atualizado.
Procedimento
Realizar monitoramento dos projetos conforme PGP do projeto.
Observar o cumprimento das etapas do processo MGP no projeto.
Estabelecer o processo de monitoramento a ser executado pela DIPRO.
Saída
Acompanhamento dos projetos monitorados pela DIPRO.
Atividade
13. Elaborar relatórios
Responsável
Dipro
Entradas
Acompanhamento dos projetos monitorados pela DIPRO.
Procedimento
Elaborar relatório mensal dos projetos monitorados pela DIPRO.
Atualizar os indicadores do MGP.
Saída
Relatório mensal dos projetos monitorados pela DIPRO.
Indicadores do MGP.
Atividade
14. Preencher Termo de Encerramento
Responsável
Gerente ou Líder de Projeto
Entradas
Despacho para o GP, para que esse sane as pendências ou prosseguir com as etapas de encerramento.
Projeto atualizado.
Procedimento
Preencher o termo de encerramento conforme modelo estabelecido pela DIPRO.
Registrar, conforme modelo, a aprovação do encerramento por parte do demandante e patrocinador do projeto.
Saída
Termo de encerramento aprovado.
Atividade
15. Realizar Reunião de Encerramento
Responsável
Gerente de Projeto
Entradas
Termo de encerramento aprovado.
Procedimento
Realizar reunião de encerramento com o gerente de programa, demandante, patrocinador, time de projeto.
Realizar o recebimento definitivo ou encerramento de eventuais vínculos contratuais existentes no projeto. No caso de contratos que requeiram continuidade de qualquer natureza, a exemplo de suporte ou garantia, transfere-se a gestão do mesmo a um gestor do contrato definido pelo CGesTIC, desvinculando-o do projeto em fase de encerramento.
Elaborar nota/matéria e publicá-la, apresentando os resultados/entregas do projeto.
Saída
Ata de reunião de encerramento do projeto
Nota publicada com a divulgação dos resultados/entregas.
Atividade
16. Preparar Check List de Encerramento
Responsável
Dipro
Entradas
Projeto atualizado.
Relatório mensal dos projetos monitorados pela DIPRO.
Procedimento
Preencher o checklist de encerramento do projeto conforme documento padronizado pela DIPRO.
Verificar se há pendências antes de encerrar o projeto. Se houver pendências, a unidade deverá comunicar por despacho o GP, para que esse sane as pendências. Se não houver pendências, deverá despachar para o GP, para que esse prossiga com as etapas de encerramento.
Atualizar o projeto com as pendências encontradas.
Efetuar o preenchimento do formulário de Comunicação do projeto e o formulário de Satisfação do patrocinador.
Coletar as lições aprendidas, riscos, dados de desempenho do projeto.
Saída
Checklist de encerramento preenchido.
Despacho para o GP, para que esse sane as pendências ou prosseguir com as etapas de encerramento.
Projeto atualizado.
Formulários preenchidos e assinados.
Lições aprendidas coletadas e inseridas no protocolo do projeto.
Controle do processo (Modelo de Gerenciamento de Projetos):
ID
1
Processo
Modelo de Gerenciamento de Projetos
Dono do Processo
Diretor (a) da DIPRO
Indicador
Índice de aderência ao MGP - iMGP
Justificativa
Apurar o percentual de projetos gerenciados pelo modelo.
Periodicidade
Semestral
Intervalo
6 últimos meses (Semestral)
Regra de cálculo
iMGP = Projetos aderentes a MGP/Total de projetos do portfólio
Meta
>90%
Origem dos dados
Relatórios de Projetos Monitorados pela DIPRO
Responsável pela coleta
Diretor (a) da DIPRO
Gerente do Processo
Diretor (a) da DIPRO
Indicadores de Gerenciamento (Controle) de Projetos:
Indicador
IDP – Índice de desempenho de prazo
Objetivo
Medir a eficácia do cronograma do projeto em termos de entregas feitas dentro do prazo planejado e escopo realizado.
Periodicidade
No encerramento do projeto
Intervalo
Não se aplica
Regra de cálculo
QE = Quantidade de entregas feitas dentro do prazo planejado
QEP = Quantidade de entregas previstas no período
IDP = QE/QEP
Meta
Maior que 0,80
Responsável pela coleta
Gerente do projeto
Responsável pela análise do indicador
Diretor da DIPRO
Indicador
ISP – Índice de satisfação do Patrocinador
Objetivo
Medir a satisfação do Patrocinador do projeto
Periodicidade
No encerramento do projeto
Intervalo
Data de início e Data de encerramento do cronograma
Regra de cálculo
Conforme resultado de pesquisa do Formulário ISP – Índice de Satisfação do Patrocinador
Meta 1
ISP >= 7
Meta 2
Respostas Ruins < 2
Responsável pela coleta
Diretor da DIPRO
Responsável pela análise do indicador
Diretor da DIPRO
Indicador
Índice de cumprimento do orçamento
Objetivo
Medir a eficácia do planejamento do orçamento do projeto
Periodicidade
Quadrimestral
Intervalo
Início do ano orçamentário, até a medição do quadrimestre.
Regra de cálculo
O indicador de custo será avaliado quantitativamente considerando o cumprimento dos gastos nos períodos estabelecidos conforme a execução no SIGA:
BOM: O projeto realizou os gastos previstos dentro das datas estabelecidas, ou cumpriu mais de 90% das datas de cumprimento estabelecidos;
RUIM: O projeto realizou menos de 70% dos gastos previstos dentro das datas estabelecidas.
