O modelo de gerenciamento de projetos do PJRO é uma orientação com objetivo de facilitar e direcionar a atividade de gestão dos projetos de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) do Poder Judiciário do Estado de Rondônia (PJRO), através de uma orientação formal de “Boas Práticas”, incluindo processos e artefatos que podem ser utilizados no gerenciamento de projetos. Buscou-se seguir o caminho da simplicidade e objetividade, evitando procedimentos desnecessários ou burocráticos e informações em excesso.
A ideia de apresentar um conjunto de “Boas Práticas” de gerenciamento de projetos é parte de um esforço da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação (STIC) do PJRO com intenção de melhorar a maturidade em gerenciamento de projetos e também contribuir para que os projetos estejam alinhados às necessidades das partes interessadas e aos objetivos estratégicos corporativos de forma a gerar valor e contribuir com a realização da missão.
O modelo de gerenciamento de projetos do PJRO visa ser referência para as equipes e gerentes de projetos. O nível de utilização deste modelo pelas unidades da STIC dependerá de alguns fatores, sendo eles: contexto, maturidade em gerenciamento de projetos, disponibilidades de recursos, tamanho dos projetos etc. Portanto, os processos e procedimentos descritos neste modelo poderão ser adaptados à realidade de cada projeto.
Desta forma, o público alvo deste Modelo é qualquer profissional envolvido com os projetos de TIC do PJRO, incluindo fornecedores e prestadores de serviço.
Objetivos:
Melhorar a eficiência do processo de gerenciamento de projetos a partir do estabelecimento de um padrão, modelos e ferramentas de gerenciamento de projetos, aplicando conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas adaptadas ao contexto da STIC do PJRO;
Apresentar um padrão institucional e facilitar o entendimento, a comunicação e os processos de tomada de decisões nos projetos de TIC;
Apresentar uma proposta de processos e artefatos que podem ser utilizados em conjunto com a ferramenta automatizada de gerenciamento de portfólio e projetos.
Premissas:
Para realização do gerenciamento de projetos proposto, as seguintes premissas devem ser verdadeiras:
A estrutura organizacional suportará o modelo de gestão de projetos, abrangendo os papéis de Gerente de Projetos, Divisão de Projetos, patrocinadores de projetos;
A implantação do MGP-PJRO é de responsabilidade do Secretário (a) de TIC com suporte da Divisão de Projetos;
A alta administração apoiará a utilização do Modelo;
Que toda e qualquer solicitação de projeto a ser executado na STIC venha de listagem enviada pelo CGesSTIC, devidamente cadastrada e formalizada;
Um modelo de estrutura organizacional matricial balanceada onde cada projeto deverá possuir time designado e o apoio eventual de outras unidades.
Classificação de Pojetos:
Os projetos de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) devem seguir a seguinte classificação:
a) Projetos de Sistemas (PS): aqueles em que os resultados são produtos de desenvolvimento de códigos, rotinas ou programas de computador desenvolvidos pelo método cascata, com escopo e cronograma definidos no início do projeto.
Documentação: Termo de Abertura, Especificação de Requisitos, Plano de Gerenciamento de Riscos, Plano de Gerenciamento de Projetos, Ata de Reunião de Encerramento com Demandante, Patrocinador e Equipe do Projeto Termo de Aceite e Termo de Encerramento.
b) Projetos de Sistemas/Ágil (PS/A): aqueles em que os resultados são produtos de desenvolvimento de códigos, rotinas ou programas de computador desenvolvidos por métodos ágeis, com cronograma flexível e ajustável a cada período de construção de incremento.
Documentação: Termo de Abertura, Especificação de Requisito, Plano de Gerenciamento de Riscos, Artefatos específicos da Metodologia Ágil escolhida, Termo de Aceite e Termo de Encerramento.
c) Projetos de Inteligência de Dados (PID): Aqueles em que os resultados não são um sistema de desenvolvimento de software e sim Painéis Estatísticos, Relatórios, BI e novas tecnologias.
Documentação: Termo de Abertura, Especificação de Requisitos, Plano de Gerenciamento de Risco, Plano de Gerenciamento de Projetos, Termo de Aceite e Termo de Encerramento.
d) Projetos de Infraestrutura (PI): aqueles em que os resultados são novas instalações, ou modificações e eventuais melhorias nas instalações existentes como todo o contingente envolvido neste tipo de mudança, como: equipamento de TI, redes, dados. Por exemplo: mudança de data center, atualização do cabeamento de rede.
Documentação:
- Termo de Abertura, Especificação de Requisitos, Plano de Gerenciamento de Riscos, Plano de Gerenciamento de Projetos, Ata de Reunião de Encerramento com Demandante, Patrocinador e Equipe do Projeto Termo de Aceite e Termo de Encerramento.
- Termo de Abertura e Termo de Encerramento, quando for somente aquisição. Devem ser informados no protocolo do projeto os protocolos das contratações, nas quais constam estudos técnicos e documentos contratuais.
e) Projetos Estratégicos (PE): aqueles que buscam efetivamente atender o planejamento estratégico da organização.
Documentação: Termo de Abertura, Especificação de Requisito, Plano de Gerenciamento de Risco, Plano de Gerenciamento de Projetos e Termo de Encerramento.
f) Projetos de Implantação de Soluções de Terceiros (PST): aqueles em que o produto não foi desenvolvido por servidores(as) da STIC, mas requer implantação, treinamento, adequação de infraestrutura. Podendo se aplicar a softwares/aplicativos adquiridos ou contratados pelo TJRO. Exemplo: PJe criminal, sistema do RH.
Documentação: Termo de Abertura, Especificação de Requisito, Plano de Gerenciamento de Risco, Plano de Gerenciamento de Projetos e Termo de Encerramento.
QUADRO RESUMO DA CLASSIFICAÇÃO DE PROJETOS X DOCUMENTAÇÃO
Termo de Abertura
Especificação de Requisitos
Plano de Gerenciamento de Riscos
Plano de Gerenciamento de Projetos
Artefatos da Metodologia Ágil escolhida
Termo de Aceite
Termo de Encerramento
Projetos de Sistema (PS)
Sim
Sim
Sim
Sim
Não
Sim
Sim
Projetos de Sistemas/Ágil (PS/A)
Sim
Sim
Sim
Não
Sim
Sim
Sim
Projetos de Inteligência de Dados (PID)
Sim
Sim
Sim
Sim
Não
Sim
Sim
Projetos de Infraestrutura (PI)
Sim
Sim*
Sim*
Sim*
Sim*
Não
Sim
Projetos Estratégicos (PE)
Sim
Sim
Sim
Sim
Não
Não
Sim
Projetos de Implantação de Soluções de Terceiros (PST)
Sim
Sim
Sim
Sim
Não
Não
Sim
*Estes documentos não são necessários nos casos de Projetos de Infraestrutura que contemplam apenas contratações de produtos e serviços, pois cada contratação possui documentação específica e detalhada.
Documentação do Projeto:
A documentação do projeto será de acordo com a sua classificação, conforme relação abaixo:
1. Termo de Abertura (obrigatório para todos os projetos) 2. Especificação de Requisitos 3. Plano de Gerenciamento de Riscos (PGRCI) 4. Plano de Gerenciamento de Projeto (não se aplica aos Projetos de Sistemas/Ágil) 5. Artefatos específicos da Metodologia Ágil escolhida 6. Registro de Alteração (caso haja necessidade) 7. Termo de Aceite 8. Termo de Encerramento (obrigatório para todos os projetos)
Os documentos acima deverão ser preenchidos pelo Gerente de Projetos ou pessoa designada pelo gerente. Em caso de necessidade, este poderá contar com o apoio da Divisão de Projetos – DIPRO. Além dos documentos acima, existem alguns documentos que serão de responsabilidade da DIPRO, para preenchimento com os patrocinadores, demandantes, equipe de projeto entre outros, são eles:
9. Formulário – IECOM – Efetividade das Comunicações 10. Formulário de Satisfação do Patrocinador 11. Índice de Satisfação do Patrocinador (ISP) 12. Índice de Desempenho de Prazo (IDP) 13. Lições Aprendidas pela Equipe 14. Check-list de Encerramento
Fluxo MGP: (clique na imagem para ampliar)
Descrição das atividades
Atividade:
1. Analisar, Classificar e Criar Protocolo para Projeto ou Plano de Ação
Responsável
Dipro
Entradas
Lista de Projetos e Planos de Ação de TIC enviados pelo CGesTIC para execução.
Procedimentos
1.1. DIPRO classifica o tipo de projeto ou plano de ação, conforme informações prestadas pelo GP, define numeração e código do projeto e cria os protocolos com os modelos de documentação para os GPs preencherem.
1.2 Designar colaborador da DIPRO que dará suporte ao projeto.
1.3 Envio de protocolo ao Gerente de Projeto para preenchimento da documentação.
Saídas
Inclusão dos projetos e planos de ação na planilha de Portfólio de Projetos e Plano de Ação da STIC e na planilha de acompanhamento do PDTIC ou ferramenta de gestão de projetos que venha a ser adquirida.
Protocolos criados e enviados para os GPs.
Atividade:
2.1 Preencher iniciativa de Plano de Ação (PLA)
Responsável
Gerente do PLA
Entradas
Protocolo de Plano de Ação criado e enviado para o Gerente do PLA pela Dipro
Procedimentos
Preencher a Iniciativa do Plano de Ação, conforme modelo disponibilizado pela Dipro.
Saídas
Iniciativa de Plano de Ação preenchida e assinada pelo Gerente do PLA.
Atividade:
2.2 Registrar andamento do Plano de Ação (PLA)
Responsável
Gerente do PLA
Entradas
Iniciativa de Plano de Ação preenchida e assinada pelo Gerente do PLA.
Procedimentos
Incluir no protocolo do Plano de Ação informações e documentos que evidenciem a execução das ações previstas na iniciativa.
Saídas
Protocolo atualizado com as ações que foram concluídas.
Atividade:
2.3 Preencher Relatório Final do Plano de Ação (PLA) e enviar para DIPRO
Responsável
Gerente do PLA
Entradas
Protocolo atualizado com as ações que foram concluídas.
Procedimentos
Preencher o Relatório Final do Plano de Ação e encaminhar o protocolo para a DIPRO atualizar informações e arquivar.
Saídas
Relatório Final assinado pelo Gerente de Projeto e protocolo arquivado pela DIPRO.
Atividade:
3.1 Preencher Termo de Abertura
Responsável
Gerente de Projeto
Entradas
Protocolo de Projeto criado e enviado para o Gerente de Projeto pela Dipro
Procedimentos
Gerente de Projeto preenche o Termo de Abertura com informações previamente fornecidas pelo demandante e pelo patrocinador.
O Termo de Abertura será enviado para assinatura do patrocinador.
O Termo de Abertura será assinado posteriormente pelo Gerente do Projeto.
Saídas
Termo de Abertura assinado pelo Patrocinador e pelo Gerente do Projeto.
Atividade:
3.2 Realizar reunião inicial
Responsável
Gerente de Projeto, auxiliado pela equipe
Entradas
Termo de Abertura assinado.
Procedimentos
Reunião inicial do projeto, para esclarecimento do escopo, alinhamento das expectativas, papéis e responsabilidades da equipe e demais participantes do projeto, conforme estabelecido no Termo de Abertura aprovado.
Saídas
Ata de Reunião assinada, sempre que houver reunião.
Atividade:
3.3 Refinar Requisitos
Responsável
Equipe do Projeto
Entradas
Termo de Abertura assinado pelo Patrocinador e pelo GP, Ata de Reunião da etapa anterior assinada e Formulário de Solicitação de Demandas.
Procedimentos
Reuniões entre equipe de projeto e demandante para refinar e validar requisitos.
Caso o demandante não tenha disponibilidade dentro de 30 dias após a assinatura do Termo de Abertura, a equipe de projeto deve comunicar o Gerente do Projeto para solicitar o cancelamento do projeto.
Saídas
Ata de Reunião assinada, sempre que houver reuniões;
Documento de Especificação de Requisitos.
Atividade:
3.4 Detalhar Projeto
Responsável
Gerente do Projeto, auxiliado pela equipe
Entradas
Termo de Abertura assinado.
Documento de Especificação de Requisitos assinado.
Procedimentos
Em caso de Projetos de Sistemas (PS), Projeto de Inteligência de Dados (PID), Projetos de Infraestrutura (PI), Projetos Estratégicos (PE) e Projetos de Implantações de Soluções de Terceiros (PST):
Elaboração do Plano de Gerenciamento de Projetos;
Elaboração do Plano de Gestão de Riscos e Controle Interno;
Elaboração da Relação de Contratações, no caso de projetos que contém várias contratações diferentes.
Em caso de Projetos de Sistemas/Ágil (PS/A):
Elaboração do Cronograma de Macro Entregas do Projeto;
Elaboração do Plano de Gestão de Riscos e Controle Interno;
Elaboração de Artefatos Típicos da Metodologia Ágil Escolhida, ao longo da execução do projeto.
Saídas
Plano de Gerenciamento de Projetos assinado;
Plano de Gestão de Riscos e Controle Interno assinado;
Relação de Contratações assinada (somente no caso de projetos que contém várias contratações diferentes);
Cronograma de Macro Entregas do Projeto assinado pelo patrocinador;
Artefatos Típicos da Metodologia Ágil Escolhida, produzidos periodicamente, assinados pelo patrocinador e/ou cliente do projeto.
Atividade:
3.5 Controlar atividades do projeto
Responsável
Gerente do Projeto
Entradas
Termo de Abertura do Projeto assinado;
Documento de Especificação de Requisitos assinado;
Plano de Gerenciamento de Projetos assinado;
Cronograma de Macro Entregas do Projeto de Sistemas Ágil assinado;
Plano de Gestão de Riscos e Controle Interno assinado;
Relação de Contratações assinada;
Atas de Reunião assinadas;
Decisão aprovando ou negando alterações no projeto (se houver).
Feedbacks da equipe do projeto sobre as atividades concluídas.
Procedimentos
Gerenciar as atividades do projeto, incluindo as comunicações, o monitoramento, evolução do projeto, gerenciamento dos risco, garantia de qualidade;
Informar no controle do gerenciamento do projeto da STIC o andamento do projeto conforme PGP ou Cronograma de Macro Entregas assinado;
Registrar, por meio de ata, todas as alterações acordadas entre o time de projeto e o patrocinador. Trazer o procedimento para aprovação da Secretária de TIC quando houver alterações do projeto quando tem complexidade ou discordâncias.
Após conclusão das entregas do projeto, informar à Dipro para iniciar documentação de encerramento.
Saídas
Atas das reuniões.
Registro de andamento do projeto (atividades concluídas, etc).
Despacho para Dipro informando conclusão das atividades.
Atividade:
Tempo: desenvolver as atividades do projeto dentro do cronograma estipulado
Responsável
Equipe de projeto
Entradas
Plano de Gerenciamento do Projeto ou Cronograma de Macro Entregas.
Procedimentos
Realizar o trabalho planejado e efetuar as entregas conforme o cronograma do projeto, incluindo aquisições e gestão do contrato se houver.
Cada membro do time deverá atualizar e finalizar as atividades distribuídas pelo Gerente do Projeto, conforme estabelecido pelo mesmo.
Saídas
Atualização do andamento das atividades do projeto no controle estabelecido pelo GP.
Finalizar as tarefas concluídas no controle estabelecido pelo GP.
Atividade:
3.6 Solicitar alteração no projeto
Responsável
Gerente do Projeto
Entradas
Registro de necessidade de alteração do projeto, solicitada pelo cliente, patrocinador ou pela equipe, nos casos em que não houver acordo entre equipe, gerente, cliente e patrocinador e/ou nos casos em que a complexidade ou impacto da alteração exige maior análise.
Procedimentos
Gerente de Projeto documenta a necessidade de alterar o projeto utilizando o documento padrão de solicitação de alteração;
Enviar a solicitação para aprovação da Secretária da STIC, via protocolo SEI.
Saídas
Documento de solicitação de alteração no projeto.
Atividade:
3.7 Analisar solicitação de alteração no projeto
Responsável
Secretária da STIC
Entradas
Documento de solicitação de alteração no projeto.
Procedimentos
Analisar a solicitação e, caso necessário, submeter à aprovação dos demais interessados.
Saídas
Decisão aprovando ou negando alterações no projeto (se houver).
Atividade:
3.8 Registrar resultado e/ou atualizar informações do projeto
Responsável
Gerente de Projeto
Entradas
Decisão aprovando ou negando alterações no projeto (se houver).
Procedimentos
Incluir no protocolo do projeto o novo documento com as alterações aprovadas (Termo de Abertura, Especificação de Requisitos, PGRCI ou PGP)
Saídas
Nova documentação do projeto preenchida e assinada pelo Gerente do Projeto e pelo patrocinador.
Atividade:
3.9 Iniciar documentação de encerramento do projeto
Responsável
Dipro
Entradas
Despacho do Gerente do Projeto informando que as entregas foram concluídas.
Procedimentos
Incluir no protocolo do projeto o Termo de Aceite e coletar assinatura do Demandante/Cliente.
Incluir no protocolo do projeto o Termo de Encerramento e encaminhar ao Gerente do Projeto para preenchimento e assinatura.
Saídas
Termo de Aceite preenchido e assinado.
Termo de Encerramento preenchido e assinado.
Atividade:
3.10 Realizar reunião de encerramento
Responsável
Gerente de Projeto
Entradas
Termo de Aceite assinado pelo demandante ou seu representante.
Procedimentos
Realizar reunião de encerramento do projeto com equipe e demais partes interessadas.
Saídas
Ata de Reunião de encerramento do projeto.
Atividade:
3.11 Preencher Termo de Encerramento
Responsável
Gerente do Projeto
Entradas
Termo de encerramento disponibilizado pela Dipro para preenchimento e assinatura.
Procedimentos
Preencher o termo de encerramento conforme modelo estabelecido pela DIPRO.
Saídas
Termo de encerramento assinado pelo Gerente e pelo Patrocinador do projeto.
Atividade:
3.12 Preparar documentação de encerramento e coletar assinaturas
Responsável
Dipro
Entradas
Termo de encerramento assinado pelo Gerente e pelo Patrocinador do projeto.
Procedimentos
Incluir no protocolo do projeto os templates do Formulário de Avaliação das Comunicações, Formulário de Avaliação de Satisfação do Patrocinador, Cálculo do Índice de Satisfação do Patrocinador, Cálculo de Índice de Desempenho de Prazo.
Enviar Formulários de Lições Aprendidas para preenchimento do Gerente e dos integrantes da equipe.
Preencher checklist de encerramento do projeto conforme documento padronizado pela DIPRO.
Saídas
Formulários preenchidos e assinados pelos responsáveis.
Checklist de encerramento preenchido e assinado pelo Gerente e pelo Patrocinador.
Protocolo do projeto arquivado em pasta de acompanhamento especial no SEI - Sistema Eletrônico de Informações ou outro repositório de informações que venha a substituí-lo.
Protocolo encaminhado ao CGesTIC para ciência.
Fluxo Monitoramento de Projetos da DIPRO:
(clique na imagem para ampliar)
Descrição das Atividades
Monitoramento de Projetos
Atividade:
Acompanhar documentação e entregas dos projetos e planos de ações
Periodicidade:
Semanal
Responsável
Dipro
Entradas
Documentação preenchida dos projetos e planos de ações.
Registro de entregas dos projetos e planos de ações concluídas.
Procedimentos
Realizar monitoramento semanal dos projetos e planos de ação conforme PGP ou cronograma do projeto e/ou Iniciativa de Plano de Ação.
Observar o cumprimento das etapas do processo MGP no projeto.
Estabelecer o processo de monitoramento a ser executado pela DIPRO.
Saídas
Acompanhamento dos projetos e planos de ação monitorados pela DIPRO.
Atividade:
Elaborar relatórios
Periodicidade:
Mensal
Responsável
Dipro
Entradas
Acompanhamento dos projetos e planos de ação monitorados pela DIPRO.
Procedimentos
Elaborar relatório mensal dos projetos e planos de ação monitorados pela DIPRO.
Atualizar os indicadores do MGP.
Saídas
Relatório mensal dos projetos monitorados pela DIPRO
Indicadores do MGP
Controle do processo (Modelo de Gerenciamento de Projetos):
ID
1
Processo
Modelo de Gerenciamento de Projetos
Dono do Processo
Diretor (a) da DIPRO
Indicador
Índice de aderência ao MGP - iMGP
Justificativa
Apurar o percentual de projetos gerenciados pelo modelo.
Periodicidade
Semestral
Intervalo
6 últimos meses (Semestral)
Regra de cálculo
iMGP = Projetos aderentes a MGP/Total de projetos do portfólio
Meta
>= 90%
Origem dos Dados
Relatórios de Projetos Monitorados pela DIPRO
Responsável pela coleta
Diretor (a) da DIPRO
Responsável pela análise do indicador
Diretor (a) da DIPRO
Indicadores de Gerenciamento (Controle) de Projetos:
Indicador
IDP - Índice de desempenho de prazo
Objetivo
Medir a eficácia do cronograma do projeto em termos de entregas feitas dentro do prazo planejado e escopo realizado.
Periodicidade
Durante encerramento do projeto.
Regra de cálculo
QE = Quantidade de entregas feitas dentro do prazo planejado
QEP = Quantidade de entregas previstas no período
IDP = QE/QEP
Meta
>= 80%
Responsável pela coleta
Gerente do projeto
Responsável pela análise do indicador
Diretor da DIPRO
Indicador
ISP - Índice de satisfação do Patrocinador
Objetivo
Medir a satisfação do Patrocinador do projeto.
Periodicidade
No encerramento do projeto.
Intervalo
Data de início e Data de encerramento do cronograma.
Regra de Cálculo
Conforme resultado de pesquisa do Formulário ISP – Índice de Satisfação do Patrocinador
Meta 1
ISP >= 7
Meta 2
Respostas Ruins < 2
Responsável pela coleta
Diretor da DIPRO
Responsável pela análise do indicador
Diretor da DIPRO
Indicador
Índice de Cumprimento do orçamento
Objetivo
Medir a eficácia do planejamento do orçamento do projeto.
Periodicidade
Quadrimestral
Intervalo
Início do ano orçamentário, até a medição do quadrimestre.
Regra de Cálculo
O indicador de custo será avaliado quantitativamente considerado o cumprimento dos gastos nos períodos estabelecidos conforme a execução no SIGA:
BOM: O projeto realizou os gastos previstos dentro das datas estabelecidas, ou cumpriu mais de 90% das datas de cumprimento estabelecidos;
RUIM: O projeto realizou menos de 70% dos gatos previstos dentro das datas estabelecidas.
