Solicitação de Bens de Informática

STIC

Solicitação de Bens de Informática

(Anexo Único do Ato n. 962/2020, DJe 176 de 18 de setembro de 2020)

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Dono do Processo: Diretor (a) do Departamento da Divisão de Suporte ao Usuário - DISUS

Este processo é responsável por direcionar o gerenciamento e tratamento das solicitações de bens de informática, estabelecendo os processos e os procedimentos que deverão ser utilizados por toda Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação.

Objetivos:

Assegurar que processos, métodos e procedimentos padronizados sejam utilizados para atuar de forma rápida e eficiente no registro e gerenciamento de solicitações de bens de informática.
Garantir transparência aos usuários da STIC sobre o registro e processamento do pedido;
Melhorar os indicadores relacionados aos serviços da STIC;
Oferecer mecanismos para que as necessidades de contratação de bens de informática;
Assegurar que os bens de informática sejam entregues conforme a Resolução 038/2018;
Assegurar que o processo seja amplamente utilizado por toda equipe;
Garantir que a solicitação seja gerenciada, os colaboradores da equipe dos setores envolvidos sejam treinados, os usuários sejam minimamente treinados, que a solicitação seja avaliada conforme a Resolução 038/2018 e que o processo de contratação seja acionado oportunamente;

Fluxo:

Descrição das Atividades:

Atividade:	1. Analisa a solicitação
Entradas	Solicitação de Bens de Informática cadastrada pelo Sistema de Gerenciamento de Serviços.
Procedimentos	1.1 Usuário solicita pelo PORAQUI informando acréscimo ou substituição. 1.2 Pedidos das Comarcas, deverão ser encaminhados para o Núcleo responsável para analisar a necessidade de adição ou substituição (rotina automatizada na ferramenta PORAQUI). 1.3 seguindo as regras da Resolução 038/2018 e quantidade de servidores lotados na unidade solicitante, havendo a necessidade, encaminhar para SEMAN, com justificativa da adição ou substituição. Não havendo a necessidade, fechar o chamado com a informação necessária 1.4 Pedidos da Capital, a SEMAN recebe o ticket com solicitação de acréscimo e verifica a relação quantidade de pessoas versus quantidade de equipamentos. Se houver a necessidade encaminha para atendimento. Não havendo a necessidade é encerrando o chamado com a informação necessária. Se for solicitação de substituição a SEMAN encaminha para SEAT para elaborar laudo técnico de substituição onde será verificado se há de fato a necessidade de substituição ou há conserto.
Saídas	Chamado encerrado; Chamado para análise; Chamado para elaboração de Laudo Técnico

Atividade:	2. Elaboração de Laudo Técnico
Entradas	Chamado para elaboração de Laudo Técnico
Procedimentos	2.1 Elaboração de Laudo Técnico pela SEAT verificando se há necessidade de substituição ou possibilidade de conserto. 2.2 É avaliado se há necessidade da solicitação com base na Resolução 038/2018, seja por substituição ou acréscimo. (Avaliação será feita pela seman ou Seat na Capital ou pelos Núcleos no Interior) 2.3 se não houver a necessidade com base na Resolução 038/2018 a solicitação é encerrada informando o motivo. 2.4 havendo necessidade, o laudo é encaminhado à SEMAN para atendimento conforme disponibilidade.
Saídas	Chamado para SEMAN (atendimento) Chamado encerrado;

Atividade:	3. Análise de Necessidade conforme Política de Atualização do Parque
Entradas	Chamado para SEMAN (atendimento)
Procedimentos	o Núcleo de Informática ou SEAT com base no laudo informa no ticket se é caso de substituição ou não. Se não for o caso de de substituição conforme o laudo se encerra o chamado. A substituição pode ser dos equipamentos. fora da garantia: equipamento fora da garantia, será substituído (se houver a necessidade conforme Resolução 038/2018) por um novo e ficará a disposição da administração da Comarca no interior ou DGB na capital, para baixa ou doação; dentro da garantia: será substituído (se houver a necessidade conforme Resolução 038/2018) por um novo e será encaminhamento para assistência técnica. (será usado equipamento reserva para essa troca, o chamado para assistência técnica é aberto por pela SEMAN após o retorno o equipamento ele fica na SEMAN ou no núcleo - no local onde foi usado a reserva)
Saídas	Chamado para SEMAN (atendimento) Chamado encerrado;

Atividade:	4. Observa a disponibilidade em estoque
Entradas	Chamado para SEMAN (atendimento).
Procedimentos	4.1 é avaliado se há necessidade da solicitação com base na Resolução 038/2018, seja por substituição ou acréscimo. (Avaliação será feita pela seman ou Seat na Capital ou pelos Núcleos no Interior). 4.2 se não houver a necessidade com base na Resolução 038/2018 a solicitação é encerrada informando o motivo. 4.3 havendo necessidade, a SEMAN observa se tem em estoque consultando o SIGA e um Sistema do DGB. (os quantitativos não batem, há falta de sincronização e atualização pelo DGB). 4.4 se tiver o equipamento em estoque, é gerado o SEI para o DGB - solicitado ao DGB por SEI (o ticket é encerrado informando a solicitação do SEI) o bem solicitado para entrega no lugar que solicitou. 4.5 a baixa de entrega é dada no SEI pelo DGB e encaminhada (nem sempre) para a DISUS tomar conhecimento da entrega. 4.6 se não houver em estoque (terá de comprar) é alimentado pela SEMAN uma planilha de compra futura (encerra o ticket com essa informação) 4.7 quando solicitado o planejamento anual de compras será informado pela SEMAN o pedido anual de compra para deliberação da administração do TJRO conforme processo estabelecido pela GGOV. 4.8 em caso de compra, é especificado no processo de compra a quem será destinado a compra, que após incorporamento é entregue pelo DGB no local especificado. 4.9 após chegar ou ser entregue o bem ao usuário tem que abrir outro chamado pedindo instalação do bem entregue. 4.10 o ticket de instalação é atendido conforme processos de trabalho atuantes na disus. 4.11 a solicitação de bem se encerra com o fechamento do ticket quando não atende a resolução, ou quando a solicitação será atendida pela entrega do DGB ou quando será solicitada aprovação de compra.
Saídas	Encaminha SEI para DGB solicitando a entrega Encerramento do ticket Atualização da Planilha de compras futuras de equipamentos

Atividade:	5.Encaminha Ticket solicitando a entrega
Entradas	Encaminha Ticket solicitando a entrega
Procedimentos	5.1 Rotinas de separação e distribuição de bens realizado pelo DGB.
Saídas	Ticket solicitando a entrega Atualização da planilha de controle de bens em estoque no DGB

Atividade:	6.Informa Indisponibilidade e inclui em controle para aquisição de bens
Entradas	Atualização da Planilha de compras futuras de equipamentos
Procedimentos	6.1 se não houver em estoque (terá de comprar) é alimentado pela SEMAN uma planilha de compra futura (encerra o ticket com essa informação) 6.2 quando solicitado o planejamento anual de compras será informado pela SEMAN o pedido anual de compra para deliberação da administração do TJRO conforme processo estabelecido pela GGOV. 6.3 em caso de compra, é especificado no processo de compra a quem será destinado a compra, que após incorporamento é entregue pelo DGB no local especificado.
Saídas	Planilha de compras futuras de equipamentos

Atividade:	7.Procedimentos de garantia
Entradas	Solicitação de Mudança aprovada e aguardando execução;
Procedimentos	7.1 A substituição pode ser dos equipamentos. fora da garantia: equipamento fora da garantia, será substituído (se houver a necessidade conforme Resolução 038/2018) por um novo e ficará a disposição da administração da Comarca no interior ou DGB na capital, para baixa ou doação; dentro da garantia: será substituído (se houver a necessidade conforme Resolução 038/2018) por um novo e será encaminhamento para assistência técnica. (será usado equipamento reserva para essa troca, o chamado para assistência técnica é aberto por pela SEMAN após o retorno o equipamento ele fica na SEMAN ou no núcleo - no local onde foi usado a reserva)
Saídas	Chamado para SEMAN (atendimento) Chamado encerrado;

Atividade:	9.Solicita a separação do bem
Entradas	Ticket solicitando a entrega
Procedimentos	Procedimentos de outra unidade, porém, sabe-se conforme documento (1831045), que a solicitação é executada em sistema próprio.
Saídas	Solicitação para separação de bem.

Atividade:	10.Informa qual equipamento será enviado
Entradas	Solicitação de separação do bem.
Procedimentos	Procedimentos de outra unidade.
Saídas	Bem separado para envio.

Atividade:	11. Realiza entrega ao solicitante
Entradas	Bem separado para envio. Ticket com informações do bem que será entregue.
Procedimentos	Procedimentos de outra unidade.
Saídas	Ticket com informações de entrega do bem.

Atividade:	12.Instala o equipamento
Entradas	Ticket com informações de entrega do bem.
Procedimentos	12.1. Chamado direcionado para equipe responsável fazer a instalação;\ 12.2 Técnico local realiza a instalação do equipamento.
Saídas	Chamado encerrado.

Controle do processo:

ID	1
*Processo*	Solicitação de Bens de Informática
*Dono do Processo*	Diretor da DISUS
*Indicador*	Índice de Bens Entregues - ISBe
*Justificativa*	Manter e monitorar a quantidade de solicitações concluídas com êxito.
*Periodicidade*	Mensal
*Intervalo*	Mensal
*Regra de cálculo*	IBN =(Quantidade de Solicitações de Bens Concluídas com êxito no período/Quantidade de Solicitações concluídas no período) 100 Quantidade de Solicitações em Conformidade Concluídas (corresponde ao total de solicitações concluídas com êxito com o bem entregue e Instalado) versus* Quantidade total de Solicitações concluídas no período. Se o mês de medição foi junho/2020, então deve-se a apurar quantos chamados foram concluídos com êxito com o bem entregue e instalado no mês de maio/2020 em Conformidade, sobre a quantidade total de chamados fechados no período no mês de maio/2020.
*Meta*	Será apurado a melhor meta para o indicador posteriormente em revisão do processo.
*Origem dos Dados*	OTRS - Por Aqui
*Responsável pela coleta*	Chefe da SEMAN
*Responsável pela análise do indicador*	Diretor da DISUS

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