Atividade / Funções

SEMAN

DSS/Núcleo de Informática

DIALMOX

1. Analisa a solicitação

R/A

-

-

2. Análise de Necessidade conforme Política de Atualização do parque

R/A

-

-

3. Observa disponibilidade do bem

R/A

-

-

4. Encaminha SEI para DIALMOX solicitando a entrega

R/A

-

-

5. Conclui chamado informando os próximos passos

R/A

-

-

6. Verificar por falha do equipamento

-

R/A

-

7. Registrar Chamado para Manutenção de Bem

-

R/A

-

8. Manutenção do Bem

-

R/A

-

9. Emitir Laudo Técnico

-

R/A

-

10. Conclui chamado notificando da negativa

-

R/A

-

11. Solicita a separação do bem

-

-

R/A

12. Realiza entrega ao solicitante

-

-

R/A

Legendas tabela RACI:
R: Responsável - quem deve executar uma atividade (o executor);
A: Autoridade - quem deve responder pela atividade, o dono (apenas uma autoridade pode ser atribuída por atividade);
C: Consultado - quem deve ser consultado e participar da decisão ou atividade no momento que for executada;
I: Informado - quem deve receber a informação de que uma atividade foi executada.

Atividade:

1. Analisa a solicitação

Entradas

• Solicitação de Bem de Informática cadastrada pelo Sistema de Gerenciamento de Serviços.

Procedimentos

1.1 Usuário solicita pelo PORAQUI informando acréscimo ou substituição.

1.2 Pedidos das comarcas deverão ser encaminhados para o Núcleo de Informática responsável para analisar a necessidade de adição ou substituição (rotina automatizada na ferramenta PORAQUI).

1.3 O chamado versando sobre vários equipamentos, a equipe deve quebrar o chamado conforme a quantidade de equipamentos diferentes;

1.4 Se o chamado versar sobre substituição de equipamento, esse deverá ser encaminhado para equipe verificar por falha do equipamento;

1.5 Se o chamado versar sobre novos equipamentos, deve ser feita análise de necessidade.

Saídas

• Chamado de Solicitação de Bem de Informática para verificar por falha do equipamento;

• Chamado de Solicitação de Bem de Informática para análise de necessidade.

Atividade:

2. Análise de Necessidade conforme Política de Atualização do parque

Entradas

• Chamado de Solicitação de Bem de Informática para análise de necessidade.

Procedimentos

2.1 Seguindo as regras da Resolução n. 191/2021 e quantidade de colaboradores na unidade solicitante, existindo a necessidade a SEMAN passará a próxima etapa de consulta da disponibilidade. Caso contrário, a SEMAN executará o passo-a-passo prescrito no Processo de Gerenciamento de Ativos de TIC.

Saídas

• Chamado de Solicitação de Bem de Informática para consulta de disponibilidade;

• Chamado de Solicitação de Bem de Informática encaminhado para o Processo de Gerenciamento de Ativos de TIC

Atividade:

3. Observa disponibilidade do bem

Entradas

• Chamado de Solicitação de Bem de Informática para consulta de disponibilidade;

Procedimentos

3.1 SEMAN consulta junto ao DIALMOX a disponibilidade do bem, se houver disponibilidade prepara solicitação para distribuição. Caso contrário, SEMAN encaminha o chamado para o Processo de Gerenciamento de Ativos de TIC.

Saídas

• Informação de distribuição do bem para encaminhar ao DIALMOX;

• Chamado de Solicitação de Bem de Informática encaminhado para o Processo de Gerenciamento de Ativos de TIC;

Atividade:

4. Encaminha SEI para DIALMOX solicitando a entrega

Entradas

• Informação de distribuição do bem para encaminhar ao DIALMOX;

Procedimentos

4.1 Consolida junto ao inventário de solicitações para distribuição e encaminha SEI ao DIALMOX para distribuição.

Saídas

• Solicitação de distribuição de bem encaminhada ao DIALMOX.

Atividade:

5. Conclui chamado, informando os próximos passos

Entradas

• Solicitação de distribuição de bem encaminhada ao DIALMOX.

Procedimentos

5.1 Atendente fecha o chamado contendo a informação de solicitação de distribuição do equipamento encaminhada à DIALMOX. Informa os dados de contato da equipe, e que qualquer contato referente a distribuição deve ser feito diretamente à equipe da DIALMOX. Acrescenta a informação sobre o procedimento necessário para instalação do equipamento.

Saídas

• Chamado fechado com êxito.

Atividade:

6. Verificar por falha do equipamento

Entradas

• Chamado de Solicitação de Bem de Informática para verificar por falha do equipamento;

Procedimentos

6.1 Equipe responsável verifica se há alguma falha no bem que prejudique a utilização do mesmo.

6.2 Estando em ordem o bem, documenta toda a informação no chamado.

6.3 Estando a utilização prejudicada do bem, a equipe analisará os cenários e poderá ter os seguintes encaminhamentos:

6.3.1 Se o bem estiver fora de garantia deve ser encaminhado para confecção de laudo técnico.

6.3.2 Se o bem estiver em garantia, deve ser analisado se há bem disponível para substituição, existindo bem disponível para reposição, deve-se seguir o fluxo de distribuição do bem a partir do item 2, e simultaneamente deve registrar novo chamado para acompanhar a manutenção do equipamento substituído.

6.3.2 Se o bem estiver em garantia, não tendo disponibilidade de bem para substituição de encaminhar para abrir chamado de manutenção.

Saídas

• Chamado para emissão de laudo técnico;

• Chamado para distribuição de novo equipamento com novo chamado filho para manutenção do equipamento substituído;

• Chamado para registar manutenção do equipamento substituído.

• Chamado para conclusão sem êxito.

Atividade:

7. Registrar Chamado para Manutenção de Bem

Entradas

• Chamado para distribuição de novo equipamento com novo chamado filho para manutenção do equipamento substituído;

• Chamado para registar manutenção do equipamento substituído.

Procedimentos

7. Registra chamado para equipe técnica terceirizada para manutenção do equipamento ou acionamento da garantia.

Saídas

• Chamado de Bem para equipe técnica terceirizada ou acionamento de garantia.

Atividade:

8. Manutenção do bem

Entradas

• Chamado de Bem para equipe técnica terceirizada ou acionamento de garantia.

Procedimentos

8. Acompanhamento da solução.

Saídas

• Chamado de bem para equipe técnica terceirizada ou acionamento da garantia concluída, com bem devolvido ao TJRO.

Atividade:

9. Emitir Laudo Técnico

Entradas

• Chamado para emissão de laudo técnico;

Procedimentos

9. Emissão de Laudo Técnico conforme preconizado pela SEMAN.

Saídas

• Chamado com laudo técnico para Comissão Permanente de Baixa Patrimonial

• Chamado com laudo técnico para distribuição de novo equipamento com novo chamado filho para manutenção do equipamento substituído;

Atividade:

10. Conclui chamado notificando da negativa

Entradas

• Chamado para conclusão sem êxito.

Procedimentos

10. Por não ter falha no equipamento, o chamado de solicitação de bem é concluído sem êxito.

Saídas

• Chamado concluído sem êxito.

Atividade:

11. Solicita a separação do bem

12. Realiza entrega ao solicitante

Entradas

• Solicitação de distribuição de bem encaminhada ao DIALMOX.

Procedimentos

PROCEDIMENTOS DE OUTRA UNIDADE ORGANIZACIONAL.

Saídas

• Bem entregue ao solicitante.

Atividade:

14. Devolve o bem ao demandante ou aloca em outra unidade

Entradas

• Chamado de bem para equipe técnica terceirizada ou acionamento da garantia concluída, com bem devolvido ao TJRO.

Procedimentos

14. Procedimentos realizados conforme orientações da DISUS.

Saídas

• Chamado de manutenção do equipamento substituído concluído.

ID

1

Processo

Solicitação de Bens de Informática

Dono do Processo

Diretor da DISUS

Indicador

Índice de Conformidade com a Política

Justificativa

Apurar a quantidade de solicitações em conformidade com a Política de Atualização do Parque de Microinformática.

Periodicidade

Mensal acumulativo. Deve-se medir o resultado desde janeiro até o mês da medição. Por exemplo: uma medição em junho deveria considerar todas solicitações contidas de janeiro a junho do exercício.

Intervalo

Anual, iniciando em janeiro de cada exercício e terminando em dezembro de cada exercício.

Regra de cálculo

Considerando a configuração atual do Sistema de Gerenciamento de Serviços o denominador "Quantidade de solicitações aprovadas do período" consiste na soma dos pedidos que estão com o status "Para aquisição" e "Aprovado".

Meta

<=20%

Origem dos Dados

Por Aqui

Responsável pela coleta

Chefe da SEMAN

Responsável pela análise do indicador

Diretor da DISUS

ID

2

Processo

Solicitação de Bens de Informática

Dono do Processo

Diretor da DISUS

Indicador

Índice de Bens para Aquisição

Justificativa

Monitorar o fluxo de crescimento das necessidades por bens de microinformática para aquisição. Permite identificar fluxos anormais de solicitações por equipamento, que pode provocar o início de um processo de aquisição.

Periodicidade

Mensal acumulativo. Deve-se medir o resultado desde janeiro até o mês da medição, para acompanhar o valor real da necessidade por aquisição de bens, e não valores isolados no mês.

Por exemplo: uma medição em junho deveria considerar todas solicitações contidas de janeiro a junho do exercício.

Intervalo

Anual, iniciando em janeiro de cada exercício e terminando em dezembro de cada exercício.

Regra de cálculo

Considerando a configuração atual do Sistema de Gerenciamento de Serviços o denominador "Quantidade de solicitações aprovadas do período" consiste na soma dos pedidos que estão com o status "Para aquisição" e "Aprovado".

Meta

Até 100 chamados <80%

Até 500 chamados <=50%

Até 1000 chamados <= 40%

Até 3000 chamados <= 10%

Origem dos Dados

Por Aqui

Responsável pela coleta

Chefe da SEMAN

Responsável pela análise do indicador

Diretor da DISUS